Kommunikation, en ledningsfråga

Fotolia_55095058_Subscription_Monthly_XL

I våras publicerade Sveriges kommunikatörer ett gästinlägg från Astrid Boysen som handlar om att vi kommunikatörer behöver ta plats och göra vår röst hörda i ledningsgruppen. Efter att ha tillhört mitt bolags ledningsgrupp under många år men inte längre kommer att göra det till hösten tycker jag att inlägget är extra intressant och relevant.

För lite drygt ett år sedan nu pratade min dåvarande chef om sina funderingar på att göra om i ledarskapet. Han tyckte ledningsgruppen var för stor (5 personer) och funderade på att utesluta kommunikationsrollen från ledningsgruppen. En av orsakerna var att den saknade chefsansvar men också att han inte tyckte det spelade någon roll var rollen var organisatoriskt placerad ”Du kan göra lika bra jobb ändå”, sa han , vilket jag naturligtvis var noga med att säga att jag inte riktigt höll med honom om.

Jag tror att alla kommunikatörer som har förmånen att sitta med vid ledningsgruppsbordet håller med om att vi genom våra roller kan erbjuda ytterligare perspektiv i de frågor som diskuteras. Det mesta som avhandlas ska ju så småningom mynna ut i någon slags kommunikation, antingen externt eller internt. Så klart att det är en otrolig fördel då för kommunikatören att vara med och diskutera de beslut som ska fattas.  När jag sa detta höll han med mig men bad få återkomma med sitt beslut.

Man säger ju ofta att en bra förberedelse är en förutsättning för ett bra genomförande och jag håller med. Många beslut är ganska självskrivna men följdfrågor om hur beslutet kommer att landa hos våra kunder eller våra medarbetare kan snabbt göra saker mer komplext än vad man först sett. Utifrån detta är Astrid Boisen’s (Sveriges Kommunikatörer Region Västra) inlägg både intressant och relevant.

För precis som jag försökte få min chef att se så handlar kommunikatörsrollen enligt Astrid Boysen om att vi i vår roll som kommunikatörer har ett bredare spektrum än övriga i rummet. Vi ser kundperspektivet samtidigt som vi har den affärsmässiga kompetensen att se helheten till de beslut som fattas. Vi har också förmåga att se konsekvenserna som ett beslut kan få om man inte tänkt till hela vägen.

Beslut som fattas påverkar våra kunder. Även om det är något som vi själva, vi som sitter runt bordet, tycker är självklart, enkelt och nödvändigt innebär inte det per automatik att våra kunder att se, tycka eller känna detsamma. Man behöver med andra ord visa ödmjukhet inför att människor är olika. När vi ska kommunicera våra beslut med våra kunder vill vi att kunderna förstår oss och att de kommer gilla de förändringar / förbättringar / utveckling som vi som vi erbjuder, eller hur?

Därför måste vi redan vid beslutsfattandet vända på frågan och se på den utifrån kundens perspektiv. Först när alla stenar är lyfta, luftade och frågetecknen är uträtade kan vi gå vidare med nästa steg. 1) Att fatta beslutet och 2) Kommunicera det.

Kommunicerar vi förhastat, ogenomtänkt eller rent av felaktigt riskerar vi att skada vårat varumärke vilket kan ta lång tid att reparera. Som kommunikatör är detta kanske en av våra viktigaste uppgifter: Att ställa alla de självklara men också lite jobbiga frågorna för att ”skydda” en av våra företags viktigaste resurser – förtroendekapitalet.

När beslutet sedan är fattat och vi ska kommunicera det vidare är förutsättningarna klara och vi kan sätta fart direkt. Har vi inte varit med och hört på de fullständiga diskussionerna får vi lita till andrahandsinformation vilket enligt mig blir som att leka viskningsleken. Ställer vi då frågor som ledningsgruppen inte tänkt på riskerar vi dessutom att omkullkasta de förväntningar som finns på själva genomförandet vilket påverkar både tidplaner och budget. Det är något som kräver en stor portion mod att göra tror jag 🙂

Därför är det glädjande att fler kommunikatörer idag än tidigare får möjlighet att vare en del av ledarskapet och även får ta steget in i ledningsgruppen vilket jag läst i flera inlägg hos Sveriges Kommunikatörer. Det känns nödvändigt och modernt om man läser Astrid Boysens gästinlägg.

För min egen del har jag blivit lovad att min roll inte ska förändras nu när jag efter sommaren lämnar min plats i vid det där bordet vilket jag håller båda mina tummar för.

GÄSTINLÄGG PÅ SVERIGES KOMMUNIKATÖRERS BLOGG 24 mars 2016

Det som händer nu i Sveriges Kommunikatörer gillar jag! Vi är inte längre ett gäng som ”bara” hanterar information eller press. Vi har ett bredare spektrum. Kommunikation ur alla perspektiv! Men vad menar vi och tar vi plats också på ledningsnivå?

Häromdagen hade Sveriges Kommunikatörer ett välbesökt frukostsamtal i Göteborg med just rubriken ”Att ta plats”. Samtalet kretsade kring detta med att kommunikatörer inte får, eller tar, plats i sin organisations ledning, oavsett om det är ett företag eller en myndighet.

När en organisation ser kommunikation som en ledningsfråga – inte något som är underordnat marknad, HR eller andra ledningsfunktioner – ja då först är organisationen med sin tid.

”Det duger inte att vänta på att någon annan ska be om dina tankar.”

Allt börjar och slutar med hur vi ser, hör och gör. Förr kommunicerade man ”ut” budskap. Nu tar man in och utvecklar dem vidare. Kommunikation i 180 grader är bland det nyttigaste man kan ägna sig åt i en verksamhet. Sveriges Kommunikatörer är en organisation för alla som jobbar med kommunikation. Hit hör idag också marknadskommunikatörer.

Men åter till det där med att ta plats, eller ge plats om man så vill. Det handlar om att ställa rätt frågor till, och ge bra stöd åt, chefer och medarbetare i organisationen. Det handlar om att göra sig sedd och nyttig!

Det duger inte att vänta på att någon annan ska be om dina tankar. Det handlar inte om att avgränsa ett informations- eller kommunikationsområde. Det handlar om att se samband mellan människor både i och utanför organisationen och om att göra deras dialog mera matnyttig för alla inblandade. Att våga är inte så dumt. Det får lov att vara otäckt. Att vara rädd är rätt bra, för då utmanar man något. Ur det personliga perspektivet kan det vara klokt att skaffa sig en bundsförvant i ledningen om man nu inte redan sitter där. Det gör jobbet lättare.

Men allra, allra mest handlar det om att vara lyhörd för andras behov, tankar och känslor. Att fullt ut förstå myndighetens uppdrag eller företagets affär – de ekonomiska sambanden – det är livsviktigt. Med den kompetensen blir man en bättre kommunikatör, som tar plats och leder rätt.

/ Astrid Boisen, Sveriges Kommunikatörer Region Västra