Samstämmig kommunikation lirar bäst

Som kommunikatör är det viktigt att göra den information som organisationen behöver nå ut med lättillgänglig, företagsgemensam och grafiskt tydlig. När jag började på min nuvarande arbetsplats var det inte riktigt så.

Dels var det många som hanterade vardagsinformationen mot våra kunder vilket innebar att informationen var ”spretig”. Dels såg den också olika ut beroende på vem som skickade den. Viss information innehöll en tydlig avsändare, annan inte. Vissa var noga med att använda rätt typsnitt, andra inte. Andra skrev frustrerat med stora bokstäver, andra trasslade in sig i formuleringarna för att inte trampa kunderna på tårna. Och en del ombyggnadsinformation var för teknisk även för den som är van att läsa och förstå hyfsat avancerade tekniska beskrivningar. Det fanns med andra ord en hel del att ta tag i som ny på jobbet 🙂

Innehållet i det som skickades ut till våra kunder var ändå både relevant och också bra visade sig i den kartläggning som jag gjorde tillsammans med mina nya kollegor. Men, av flera olika anledningar nådde den inte hela vägen fram till kunderna. Det alla var överens om var att det krävdes en total översyn av språkbruket och framförallt hur informationen paketerades. Det gavs olika information om samma saker och det behövde vi arbeta bort.

Informationsarbetet hade med andra ord ett tydligt behov av centralisering och det fanns också stort behov av att arbeta med en gemensam kommunikationsplattform och att utveckla den grafiska profilen. Som tur är hade jag en chef som direkt var med på banan och lät mig ta mig an detta gigantiska projekt.

Nu har det gått sex år och det mesta som inte fanns på plats då, 2010, finns på plats nu, 2017. Kommunikationsarbetet är centraliserat, det finns en tydlig kommunikationspolicy, det finns en kommunikationsplan med tillhörande budget, det finns en grafisk profil att följa med mallar för de vanligast förekommande informationstillfällena, det finns ett företagsgemensamt informationsmaterial som lämnas till alla kunder och det finns framförallt en bättre förståelse för kommunikationens roll för att nå hela vägen ut till våra kunder och jag tror att allra flesta idag inser att det är en styrka att kommunicera samma saker och att göra det som ett bolag.

Blir man helt färdig med jobbet då? Nej, det blir man ju så klart inte 🙂

Kommunikation är en ständigt pågående process som behöver utveckling och omsorg. Samhället förändras och det dyker upp nya dimensioner som vi som kommunikatörer måste ta hänsyn till. Språk och kulturer exempelvis.

Den ständiga utvecklingen är en av anledningarna till att jag trivs så bra med mitt kommunikatörsarbete!

 

Mediaträning

IMG_20170517_094637_132

Kommunikation är A och O för att behålla förtroendet om (när) krisen slår till vilket kommunikationsproffset Lottie Knutsson berättade för oss kommunikatörer på SABOs ledarskapsdagar i maj.

I vardagsarbetet ser jag på media som en möjlighet att nå ut med våra företagsbudskap på ett bra sätt med pressmeddelanden och pressinformationer. Men det har hänt mycket inom journalistiken de sista åren som gör att jag behöver arbeta lite annorlunda nu mot förr. Det går snabbare. En nyhet presenteras i flera kanaler än förut vilket också gör spridningen större. Tempot är högre och resurserna inte alltid så stora på redaktionerna. Som kommunikatörer kan vi göra mycket i våra förberedelser för att hjälpa media i sin nyhetsrapportering. Vi kan vara proaktiva och se till att det finns bilder, texter och rörligt material, så att det är lätt tillgängligt när media kontaktar oss när de vill skriva om oss och våra företag.

Har gått på ett par medieutbildningar genom åren och det som är gemensamt för alla är att de trycker på vikten av att öva organisationen i kommunikation. Medieutbildningar ÄR bra och jag önskar gå dem mer ofta. Man får lära sig hur man får ut ett budskap till media på ett effektivt sätt i vardagen vilket är bra. Men de lär också ut det som är det allra viktigaste för oss kommunikatörer; kriskommunikation.

Många utbildningar leds av journalister vilket jag tycker ger bra övningar och bra feedback. I vissa utbildningar har vi som deltagit läst in oss på ett ämne och därefter intervjuats en och en framför rullande kamera av journalisten (som i det ögonblicket verkligen är journalist med allt vad det innebär!). Efter de här kaotiska och stressiga timmarna tittar vi gemensamt på intervjuerna och ger varandra tips och råd på saker som vi behöver tänka på för att klara av vårat jobb på bästa sätt i en pressad situation.

Nästan varje gång är det någon som får konstiga ”reaktioner” i de här övningarna. Fnissar när de får frågor om obehagliga situationer eller fryser till is och inte kan svara överhuvudtaget. Andra är superproffsiga. Det lustiga är att det inte alltid de som har mediekontakter som en del av sin huvudsyssla som gör sig bäst i en filmad intervju. Det är inte alltid heller kopplat till en chefsroll.

Den som gör det bäst i mina ögon är den som är påläst i ämnet och kan svara trovärdigt och ärligt på frågorna. Kroppsspråket är viktigt och att inte konstla till det. Lottie Knutsson var ett bra exempel på det som informationsansvarig på Fritidsresor i samband med tsunamin 2004.

Svara kort och koncist på det du kan svara på och svara inte om du inte har svaren är några andra saker jag tagit med mig från medieutbildningarna jag deltagit i.

Efter att ha lyssnat på Lottie Knutsson på Kommunikationsdagarna så är jag helt övertygad om att det är träning, träning, träning och åter träning som gör att vissa lyckas bättre med mediekontakter eller när krisen väl kommer. Hur det kan bli om man inte är förberedd var hennes exempel goda bevis för.

10 tips för mediekontakter

  1. Håll dig uppdaterad om om företaget du företräder.
  2. Förbered budskap i olika frågor så mycket som möjligt så att du får fram det du vill ha sagt.
  3. När journalisten kontaktar dig, var tillgänglig, men svara inte oförberedd. Be att få återkomma så du hinner läsa in dig på ämnet.
  4. Är du osäker, rådgör med en kollega eller chef om vem som är bäst lämpad att svara.
  5. Be om frågeställningarna och journalistens vinkling inför en intervju så att du kan förbereda dig på rätt sätt inför intervjun.
  6. Gäller det en skriven intervju där du blir citerad, be att få läsa artikeln och mina citat för att få en chans att korrigera fel och missuppfattningar.
  7. Om du inte kan svara på frågor som ställs så säg det, ”Jag vet inte” är ett bra svar.
  8. Ha en krishanteringsplan för kommunikationsarbetet. Öva så att rutinerna sitter!
  9. I en kris, spekulera inte. Var alltid tydlig och konkret.
  10. Vad du än gör – Ljug aldrig.

Hur blir vi bättre på att kommunicera?

Pop art style comic book panel with girl talking nonsense small talk chatter in speech bubble vector poster design illustration

Det är temat för en av gruppdiskussionerna i programmet på höstens SABO-konferens i Borås, Sociala frågor i boendet 2017, som jag har ett litet finger med i tillsammans med ett gäng glada kollegor och representanter från SABO.

I veckan sprang jag på Sherin Abdulbaky från Nyköpingshem som jag kommer att hålla en gruppdiskussionen tillsammans med. Vi har försökt boka in ett möte hela våren så det var roligt att slumpen gjorde att vi var på SABO i tisdags för att lära oss mer om hur man kan lägga upp en Boskola för sina nya kunder.

När vi såg varandra bokade vi snabbt in ett möte i slutet av maj för att lägga upp vår gemensamma gruppdiskussion:

Hur blir vi bättre på att kommunicera?

En god kommunikation är en framgångsfaktor i en verksamhet. I ett bostadsföretag möts människor med olika erfarenheter och bakgrund och det är viktigt att vi inte missförstår varandra. Hur ser våra möten med hyresgästerna ut? Vad kan vi lära oss av varandra för att bli ännu bättre på att kommunicera?

Petra Agnroth, Informationsansvarig, AB Bostäder i Borås och Sherin Abdulbaky som arbetar med integration och bosociala frågor på Nyköpingshem AB, delar med sig av sina erfarenheter och olika sätt att arbeta.

En bra liten bok om bilder

page_1

Bilder som förändrar världen är en bildhandbok skapad av Tomas ”Genusfotografen” Gunnarsson i samarbete med Gävle kommun. Om du inte redan har sett den så ladda ner den från gavle.se omedelbums för den är grymt bra för alla oss som arbetar med bilder som budbärare för vårt varumärke i kommunikation i alla kanaler.

”Bilder som förändrar världen” innehåller lättillgängliga texter om genus, normer och inkludering, tips, personporträtt och intervjuer. Handboken innehåller en mängd bildexempel på både bra och dåligt genustänk från media, reklam och kommunbroschyrer.

Boken är fantastiskt bra och den är oerhört tänkvärd. Vi som arbetar med kommunikation i offentlighet borde lusläsa boken och omsätta de goda exemplen som ges i sina respektive verkligheter.

Genom åren har jag jobbat mycket med bilder både i trycksaksproduktioner och på webben som en del av att föra fram eller stärka ett budskap. Och jag tycker att jag verkligen försökt att tänka till på de bilder jag väljer från bildbanker och de som jag beställer via mina samarbetspartner men det är svårt att pricka helt rätt eftersom de flesta bilder inte är tagna utifrån det genustänk som Tomas Gunnarsson så fint lyfter fram i handboken. Personligen hade jag med andra ord behövt den här boken i min hand mycket tidigare 🙂

När jag arbetar med bilder så försöker jag tänka på att få med människor och miljöer som representerar vår verksamhet. Eftersom den produkt jag arbetar med för tillfället är hemmet är det viktigt för mig att bilderna har med hemmet att göra. Ett riktigt hem, gärna med lite vardagsstök och detaljer som många kan känna igen sig med. Försöker också få med människor på bilderna för att få in personlighet och värme i mina material. Och jag tänker på att bilderna ska visa bilder som alla kan känna igen sig i, ”vardagslivet”.

Eftersom vi har en otrolig mångfald av kunder vill jag gärna visa upp detta även i bild. Här har jag stött på patrull många gånger då det är svårt att få tag på den typ av bilder som jag eftersöker. De saknar mångfalden av människor som jag vill visa upp. Detta har jag påtalat för bildbyråer vill få mig att anlita deras tjänster och det är också mitt argument för att tacka nej.

De bilder som vi själva fotograferar är en samling av dokumentära bilder, kanske mer för internt bruk än för externt även om vi använder dem så också. Det är bilder tagna rakt upp och ner på en bostad, ett kök, ett badrum eller en hel fastighet av duktiga fotografer. Att fotografera livet mellan husen och det liv som pågår bakom de stängda trapphusdörrarna är inte lika enkelt men det är egentligen det som är min högsta önskan – att få visa upp vårt bolag och alla våra kunder, så som det faktiskt ser ut.

När vi kommer ut och möter våra kunder i reportagen vi gör för vår kundtidning Hemma får vi ofta till det där genuina. Och det får vi också i kampanj Humans of Bostäder i Borås, en kampanj som rullar på vår Facebook-sida. Där möter vi kunderna som bor hos oss och låter dem berätta om sig själva i små miniporträtt. Det är äkta och det känns genuint ur så många perspektiv!

I höst ska vi relansera vår hemsida och inför det håller vi nu på att bygga och skapa nytt. Det gäller funktionalitet och innehåll och då inte minst bild. Vi vill ha rätt känsla och kommunicera vårt varumärke på ett proffsigt och tydligt sätt. Mer mångfald, med vardagsliv och mer livet mellan husen 🙂 Jag tror att ”Bilder som förändrar världen” kan hjälpa oss att hitta de bilder som står ut och som gör att vi speglar all den mångfald som finns här på AB Bostäder både bland våra kunder och våra medarbetare.