Effektivt i inkorgen

young business woman corporate executive relaxing sitting on a chair in the open air outdoors

Jag är duktig användare av hela Microsoft Officepaketet. Men det fanns massa saker som jag inte hade en aning om ens existerade i mailprogrammet Outlook. Så det blev några Halleluja-moments även för mig på utbildningen jag och mina kollegor gick för några veckor sedan. Delar med mig av tre bra tips som sparar tid och effektiviserar arbetet 🙂

Tre favorittips!

Använd sökmappar i stället för att göra egna mappar. De egna mapparna är svårare att söka i än de sökmappar som du lägger till själv. Ange kriterier och när sökmappen skapats kan du lägga den i dina favoriter. Du kan ha en mailadress, ett ämne eller ett specifikt ord som sökmappskriterie. Otroligt smart och användbart!

Stäng av skrivbordsavisering och det irriterande plinget när det kommer nya mail för att slippa avbrott i ditt arbete. Det tar flera minuter innan du får tillbaka ditt fokus efter ett avbrott och även ett litet oskyldigt mailpling har samma effekt som om telefonen ringer. Dessutom, om du har en presentation eller dragning på storbildsskärmen, slipper du visa dina inkommande meddelanden eller påminnelser för dina åhörare 🙂

Boka in möten via schemaväljaren. Här ser du snabbt och enkelt vilka kollegor som finns tillgängliga för ett möte. Dem du lägger till syns kalendrarna för och är de upptagna ser du det direkt samt får tips på nästa lediga tid. När du bokar möte så var noga med hur du sätter status, ”Ledig” betyder att du är tillgänglig för möten, ”Upptagen” att du inte är det, ”Frånvarande” att du inte är på kontoret och ”Arbetar på annan plats” att du jobbar från hemmet exempelvis.

 

 

 

Klarspråk

Spring holiday. Mother's day concept

För inte så länge sedan gick jag en kurs i klarspråk som hölls av Nina Wiklander på Wikom. Det var en nyttig påminnelse om vikten av att inte göra saker mer besvärliga än vad de är.

I mitt arbete som kommunikatör försöker jag få alla mina medarbetare att förstå vikten av kommunikation och få alla bli duktigare på att kommunicera med våra kunder. Det gör vi bland annat genom att undvika krångliga texter och ha bilder som tydligt visar vad informationen handlar om.

Ser ofta i texter hur myndighetsspråket lägger krokben för läsaren. Istället för att säga rakt ut vad man vill att mottagaren ska göra så försvinner budskapet i långa meningar, invecklade lagtexter och fackspråk.

Vi fick se flera exempel på detta i kursen och vi fick också prova själva att skriva texter på ett mer klarsynt sätt. Svårt men samtidigt nödvändigt om budskapet ska nå hela vägen fram.

Ibland kan man undra om andra inom samma organisation skulle förstå det som den ena avdelningen skickar ut till sina medborgare, sa någon på kursen.

TIPS! Med hjälp av Klarspråkstestet kan du ta reda på hur begriplig en text är.

Efter kursen frågade jag Nina om hon ville ta en lunch med mig och prata om de möjligheter och utmaningar som finns inom kommunikationsområdet. Det var en mycket trevlig och intressant lunchtimma 🙂