Effektivt i inkorgen

young business woman corporate executive relaxing sitting on a chair in the open air outdoors

Jag är duktig användare av hela Microsoft Officepaketet. Men det fanns massa saker som jag inte hade en aning om ens existerade i mailprogrammet Outlook. Så det blev några Halleluja-moments även för mig på utbildningen jag och mina kollegor gick för några veckor sedan. Delar med mig av tre bra tips som sparar tid och effektiviserar arbetet 🙂

Tre favorittips!

Använd sökmappar i stället för att göra egna mappar. De egna mapparna är svårare att söka i än de sökmappar som du lägger till själv. Ange kriterier och när sökmappen skapats kan du lägga den i dina favoriter. Du kan ha en mailadress, ett ämne eller ett specifikt ord som sökmappskriterie. Otroligt smart och användbart!

Stäng av skrivbordsavisering och det irriterande plinget när det kommer nya mail för att slippa avbrott i ditt arbete. Det tar flera minuter innan du får tillbaka ditt fokus efter ett avbrott och även ett litet oskyldigt mailpling har samma effekt som om telefonen ringer. Dessutom, om du har en presentation eller dragning på storbildsskärmen, slipper du visa dina inkommande meddelanden eller påminnelser för dina åhörare 🙂

Boka in möten via schemaväljaren. Här ser du snabbt och enkelt vilka kollegor som finns tillgängliga för ett möte. Dem du lägger till syns kalendrarna för och är de upptagna ser du det direkt samt får tips på nästa lediga tid. När du bokar möte så var noga med hur du sätter status, ”Ledig” betyder att du är tillgänglig för möten, ”Upptagen” att du inte är det, ”Frånvarande” att du inte är på kontoret och ”Arbetar på annan plats” att du jobbar från hemmet exempelvis.