Projekt: Hässleholmen

BostaderiBoras_StadsodlingVag

Som kommunikatör har jag stora öron som hela tiden lyssnar på det som pågår runt omkring mig. 

I vintras hörde jag exempelvis om tre stora projekt som vi på AB Bostäder skulle genomföra i ett av våra största bostadsområden, Hässleholmen, för att skapa nya mötesplatser för de boende.

Pratade med projektledarna för de olika projekten om att det skulle vara en styrka för oss att skapa en gemensam kommunikationsinsats för alla tre projekten och på så vis nå ut på ett samlat sätt till de boende om vad som kommer att ske nu till sommaren. De var snabbt med på banan!

Bokade ett möte med vår kommunikationsbyrå Mecka som direkt satte tänderna i uppdraget. De kom fram med en fantastisk fin kommunikationskampanj som vi på grund av olika orsaker valde att lägga på is tillsvidare.

Istället blev resultatet en broschyr som på ett tydligt sätt lyfter fram projekten och visar hur de tillsammans skapar nya mötesplatser i området för både unga och gamla. Broschyren, rollups, vepa producerades och användes i vårat utställartält på Hässlefesten i juni.

BostaderiBoras_OversiktVag

Översiktsbild Våglängdsgatan

BostaderiBoras_AktivVag

Lek & Aktivitetspark

BostaderiBoras_StadsodlingVag

Stadsodling

BostaderiBoras_KulturVag

Kulturskola

Bilderna i kommunikationen är framtagna av arkitektkontoret Krook och Tjäder. Visst blev det fint?

Stadsodlingen hade premiär den 2 juni och den 18 augusti är det invigning och namngivning av den nya fina lek- och aktivitetsparken.

Läs mer om projekten på vår hemsida

Varumärkeshandbok

Under våren har vår VD och ledning arbetat med ny affärsplan och uppdatering av andra strategiska dokument. Min roll har varit att få ihop de olika delarna till en helhet samt också framtagandet av en varumärkeshandbok.

Allt presenterades på ett frukostmöte i maj som vi fyndigt kallade för Boost-möte, ett möte som jag hade den stora äran att få moderera.

BIB_Brandbook_-1

Varumärkeshandbok (Färg, form och idé Mecka)

Vår styrelse har givit oss fyra strategiska målsättningar att arbeta efter: Det bästa boendet, Den bästa arbetsgivaren, Bäst i klassen på hållbarhet och Diversifierat bostadsutbud. Bolagets Vision & Strategi har uppdaterats och därefter har en ny affärsplan tagits fram.

Ett av mina uppdrag förra året var att hålla halvdagsseminarier om vår värdegrund för samtliga medarbetare. För även om vi tar fram fina strategier och planer måste vi arbeta tillsammans för att det ska kunna bli verklighet av dem. Och då är det viktigt att vi alla känner till vad bolaget står för och att vi har en gemensam guide i vardagen när vi fattar våra beslut. Tillsammans med Mecka har jag därför under våren drivit ett projekt som inneburit att ta fram en varumärkeshandbok.

Handboken utgår från hur vi som arbetar på AB Bostäder är och hur vi möter varandra som kollegor men också om hur vi möter våra kunder. Proffsiga, Utvecklande, Kundfokuserade och Ansvarsfulla. Det är våra värdeord och vi förkortar dem PUKA.

Inför arbetet med handboken genomfördes en intern enkät med en mix av medarbetare där de fick ge sin syn på hur värdegrunden speglade sig i deras vardag och några av dem finns med som inspiration i handboken.

Till själva Boost-mötet tog vi även fram en goodiebag som innehöll varumärkeshandboken, en profilerad noteringsbok och en boostshot som medarbetaren uppmanades ta med sig till de utvecklingsdagar som verksamheterna skulle genomföra strax efter Booster-mötet. Förutom detta tog vi fram Booster-vepor, korta informationsfilmer samt så filmades hela eventet för att kunna delges internt efter mötet till de medarbetare som inte kunde närvara. Booster-mötet var ett nytt koncept för bolaget där fler fick komma fram på scenen och svara på mina frågor inom styrelsens målområden på ett lättsamt sätt. Mötesformen uppskattades av både chefer och medarbetare så vi kommer att utveckla konceptet vidare med mig som moderator under hösten. Då blir det fokus på verksamhetens mål bland annat.

 

 

Personporträtt

IMG_20170508_194539_158

– Kommunikation och information är väldigt komplext. Nästan allting som händer på ett företag mynnar ut i någon slags kommunikation, slår Petra Agnroth fast.

Sedan 2010 är Petra kommunikationsansvarig på AB Bostäder och hon brinner för det här med kommunikation och information (hon har till och med egen blogg i ämnet, där hon skriver sporadiskt…).

– Det är viktigt att göra den information som organisationen behöver nå ut med lättillgänglig, företagsgemensam och grafiskt tydlig, säger Petra och ger ett konkret exempel.

När AB Bostäder behöver komma in i hyresgästernas lägenheter, till exempel för att renovera badrum, göra stambyte eller en annan stor åtgärd som får konsekvenser för hyresgästerna (toa på gården och dusch i källaren, till exempel) är det något som företaget haft i sin planering länge. Då funkar det inte att komma med en lapp i brevlådan till hyresgästen för nära inpå i tid.

– Det gäller att vi har med kundens fokus genom hela projektet. Bra förberedelser ger bra projekt och förvaltar företagets varumärke på ett positivt sätt.Och tvärtom, förstås.

– Vi förvaltar ett varumärke som funnits i 90 år och som ska finnas i minst 90 år till! Bemötande, beteende, värdegrund och kultur är basen till en positiv företagskultur, något som Petra jobbat med de senaste 20 åren. Fast egentligen drömde hon om att bli arkitekt!

– Men jag var skoltrött och hade för dåliga betyg, konstaterar hon odramatiskt.Hon hade läst ekonomisk linje på gymnasiet. Här fanns jobben och Petra tänkte sig en framtid på bank. När hon slutade gymnasiet kom bankkrisen. Men Petra tänkte inte bli arbetslös så hon satte sig med telefonkatalogen och började ringa runt.

– Jag kom till H och ringde Högskolan i Borås.”Så käckt, jag har precis skickat iväg till Arbetsförmedlingen att vi behöver praktikanter”, löd bemötandet och Petra halkade in på ekonomiavdelningen.

– Mitt första uppdrag var att gå runt med en telefon och prova alla telefonjack genom att ringa växeltelefonisten. Efter det prestigefyllda uppdraget hamnade Petra på Antagningsenheten där hon fick i uppdrag att rekrytera 10.000 nya studenter till Högskolan. Och plötsligt tvingades skoltrötta Petra bli student.

Och vantrivdes första året när gymnasiets tredjegradsekvationer kom tillbaka för att hemsöka henne. Men andra året dök ämnen som organisationsstrategi, marknadsföring och marknadsstrategi upp och Petra kände att hon hittat hem. Sitt första jobb efter den 4,5 år långa utbildningen var ett marknadsassistentsjobb där hon stannade i ett år.

Därpå följde ett kommunikationsjobb på Borås Energi & Miljö där Petra hon hade i uppdrag att utveckla deras varumärke och sätt att kommunicera med sina kunder, i princip samma uppgifter som här på AB Bostäder. Petra var kvar på Borås Energi & Miljö fram till 2008. Då ville hon göra något nytt och fick jobb som marknadskoordinator på ett bolag som sålde klädkollektioner till stora internationella kedjor.

– Det var så roligt, jag hade kontakt med 19 länder och höll på med kataloger, webshopar och så vidare. Men. På grund av arbetsbrist fick Petra dessvärre sluta.

– Jag hade ingen lust att bli arbetslös, men under uppsägningstiden låg jag på soffan, läste böcker och åt choklad.Den 1 december gick uppsägningstiden ut. Den 2 december startade Petra eget som marknadskonsult och jobbade i sin egna firma i ett år.

När så dåvarande maken ville börja plugga behövde någon jobba och Petra hittade jobbet på AB Bostäder.

– Jag är nog en sådan som aldrig står riktigt riktigt stilla. Jag kräver utmaningar och vill använda min kreativitet, utveckla och prova saker.Petra ser sällan hinder utan tror fullt ut att allting går om man bara vill.

– Man kan inte alltid gå raka vägen, ibland krävs det tålamod men man måste våga prova. Vad kan gå fel? Ibland blir det jättebra, ibland blir det mindre bra, men man måste våga testa.

Ålder: Blir 45 i år, jag har ingen åldernoja. Har nog stannat vid 37…

Familj: Mamma, pappa, dotter

Bor: I Borås.

Fritid: Jag gör mycket! Är väldigt intresserad av inredning, har en inredningsblogg och läser på distans till certifierad inredningskonsulent och homestagingkonsulent, målar tavlor, tränar flera gånger i veckan och sjunger i kör i olika omgångar (dock inte just nu). Gillar att fotografera. Vill vara kreativ!

Drömboende: Ett hus vid havet som jag ritat själv (jag har redan ritat det. Flera gånger!)
Intervjuad av Tina Hjort-Svensson för AB Bostäders intranät, våren 2018.

 

Hållbarhetsredovisning 2017

För första gången omfattas AB Bostäder 2017 av kraven på en hållbarhetsredovisning i samband med årsredovisningen.

Efter ett hårt och intensivt arbete med den nya hemsidan som lanserades under hösten fanns ett bra grundmaterial framme som vår ekonomichef Annica Larsson kunde vidareutveckla och sätta siffror kring. Mecka står för formen och finliret 🙂

Är verkligen jättenöjd med resultatet och ser framemot att vidareutveckla det här sättet att presentera som ett hållbart bolag framöver.

Du hittar hållbarhetsredovisningen här.

Gott nytt år!

BiB Boboken mockup

Nytt år och nya utmaningar som är med i den kommunikationsplan som jag arbetat fram för 2018. Här är ett axplock av roliga uppdrag som står framför mig och mina kollegor under året.

Januari: Årsredovisning 2017, aktivitetsplanering 2018
Februari: Årsredovisning 2017, Frukostmöte
Mars: Årsredovisning 2017, Hyresgästtidning 1, Årssammanställning NKI-undersökning
April: Aktivitetsdagar, Städdagar
Maj: Aktivitetsdagar, Städdagar, Frukostmöte
Juni: Hyresgästtidning 2, Sommartorsdagar, Frukostmöte
Juli: Sommartorsdagar
Augusti: Sommartorsdagar, Aktivitetsdagar,
September: Hyresgästtidning 3, Kretsloppet, Aktivitetsdagar, Skördefest, Städdagar, Frukostmöte, Kommunikationsplanering och budget 2019
Oktober: Aktivitetsdagar, Städdagar
November: Frukostmöte, Hyresgästtidning 4, Årsredovisning
December: Nobelfest Norrby, Lucia, Årsredovisning
Hela året: Kommunikation av Nyproduktion- och ombyggnationsprojekt, Introduktionsmaterial till hyresgäster, Digitala kanaler, hyresgästaktiviteter, NKI-undersökning löpande under året, Intranätprojekt och en massa övrigt som kommer dyka upp på vägen 🙂

 

Ny webb på gång

Successful attractive businesswoman.

Sista rycket inför semestern har bestått i att lägga upp innehåll på den nya hemsidan som vår leverantör skapar åt oss på AB Bostäder just nu.

I min roll som informationsansvarig ingår ett ansvar för hemsidans strategiska utveckling samt utveckling av våra digitala mötesplatser. Eftersom jag inte är så insatt i allt det tekniska som ligger bakom all funktionalitet som ska utvecklas har vår it-chef, Kristian Wirfalk, tagit sig an projektledarrollen. Min roll är att vara delprojektledare för innehåll och layout.

Projektet startade med en förstudie hösten 2016 men dessförinnan, redan i mars, hade jag sammankallat till en workshop med flera medarbetare i organisationen då hemsidan påverkar vardagen för de flesta som arbetar här. Den är nämligen tätt sammanbunden med vårt fastighetssystem och det har därför varit viktigt från start att alla verksamhetsdelar kommer till tals eftersom den kommer vara det framöver också.

En snabb analys av den befintliga hemsidan övergick snabbt till att se på vad som krävs av en modern hemsida idag sett ur ett hyresgästperspektiv. Behoven har ändrats sedan den befintliga hemsidan lanserades 2013 och det är inte bara utseendet som behöver justeras. Ny funktionalitet för att erbjuda mer självservice är delar som vi kommer att utveckla då våra hyresgäster önskar kunna göra fler ärenden själva, via hemsidan, än vad som är möjligt idag. I vår senaste kundtidning eftersökte jag hyresgäster till en testpanel och jag hoppas kunna genomföra den i början av september 🙂

Utifrån workshopen satte vi en grundstruktur för innehållet som har följt med oss genom hela projektet därefter. I förstudien som pågick hela hösten satte vi en kravspecifikation för hela projektet och ledningen fattade beslut om att gå vidare med projektet efter nyår. Sedan dess har det varit full rulle för hela projektgruppen!

Den nya webben kommer ligga i wordpress och även om jag bloggar i wordpress sedan flera år tillbaka så är det mycket nytt även för min del. Utbildningen varade i två dagar och manualen är en gedigen lunta fylld med fnuttar, etiketter, hak-klammrar och annat smått och gott som behövs i kulisserna för att göra sidan attraktiv och enkel att navigera på för besökarna. Som tur är har jag en kollega, Marcus Persson, att bolla alla frågor med så jag tror att vi tillsammans kommer fixa detta till lanseringen i slutet av oktober så att hemsidan blir lika fin som de designskisser som vi har att utgå ifrån.

Trevlig sommar!

 

Effektivt i inkorgen

young business woman corporate executive relaxing sitting on a chair in the open air outdoors

Jag är duktig användare av hela Microsoft Officepaketet. Men det fanns massa saker som jag inte hade en aning om ens existerade i mailprogrammet Outlook. Så det blev några Halleluja-moments även för mig på utbildningen jag och mina kollegor gick för några veckor sedan. Delar med mig av tre bra tips som sparar tid och effektiviserar arbetet 🙂

Tre favorittips!

Använd sökmappar i stället för att göra egna mappar. De egna mapparna är svårare att söka i än de sökmappar som du lägger till själv. Ange kriterier och när sökmappen skapats kan du lägga den i dina favoriter. Du kan ha en mailadress, ett ämne eller ett specifikt ord som sökmappskriterie. Otroligt smart och användbart!

Stäng av skrivbordsavisering och det irriterande plinget när det kommer nya mail för att slippa avbrott i ditt arbete. Det tar flera minuter innan du får tillbaka ditt fokus efter ett avbrott och även ett litet oskyldigt mailpling har samma effekt som om telefonen ringer. Dessutom, om du har en presentation eller dragning på storbildsskärmen, slipper du visa dina inkommande meddelanden eller påminnelser för dina åhörare 🙂

Boka in möten via schemaväljaren. Här ser du snabbt och enkelt vilka kollegor som finns tillgängliga för ett möte. Dem du lägger till syns kalendrarna för och är de upptagna ser du det direkt samt får tips på nästa lediga tid. När du bokar möte så var noga med hur du sätter status, ”Ledig” betyder att du är tillgänglig för möten, ”Upptagen” att du inte är det, ”Frånvarande” att du inte är på kontoret och ”Arbetar på annan plats” att du jobbar från hemmet exempelvis.

 

 

 

Samstämmig kommunikation lirar bäst

Som kommunikatör är det viktigt att göra den information som organisationen behöver nå ut med lättillgänglig, företagsgemensam och grafiskt tydlig. När jag började på min nuvarande arbetsplats var det inte riktigt så.

Dels var det många som hanterade vardagsinformationen mot våra kunder vilket innebar att informationen var ”spretig”. Dels såg den också olika ut beroende på vem som skickade den. Viss information innehöll en tydlig avsändare, annan inte. Vissa var noga med att använda rätt typsnitt, andra inte. Andra skrev frustrerat med stora bokstäver, andra trasslade in sig i formuleringarna för att inte trampa kunderna på tårna. Och en del ombyggnadsinformation var för teknisk även för den som är van att läsa och förstå hyfsat avancerade tekniska beskrivningar. Det fanns med andra ord en hel del att ta tag i som ny på jobbet 🙂

Innehållet i det som skickades ut till våra kunder var ändå både relevant och också bra visade sig i den kartläggning som jag gjorde tillsammans med mina nya kollegor. Men, av flera olika anledningar nådde den inte hela vägen fram till kunderna. Det alla var överens om var att det krävdes en total översyn av språkbruket och framförallt hur informationen paketerades. Det gavs olika information om samma saker och det behövde vi arbeta bort.

Informationsarbetet hade med andra ord ett tydligt behov av centralisering och det fanns också stort behov av att arbeta med en gemensam kommunikationsplattform och att utveckla den grafiska profilen. Som tur är hade jag en chef som direkt var med på banan och lät mig ta mig an detta gigantiska projekt.

Nu har det gått sex år och det mesta som inte fanns på plats då, 2010, finns på plats nu, 2017. Kommunikationsarbetet är centraliserat, det finns en tydlig kommunikationspolicy, det finns en kommunikationsplan med tillhörande budget, det finns en grafisk profil att följa med mallar för de vanligast förekommande informationstillfällena, det finns ett företagsgemensamt informationsmaterial som lämnas till alla kunder och det finns framförallt en bättre förståelse för kommunikationens roll för att nå hela vägen ut till våra kunder och jag tror att allra flesta idag inser att det är en styrka att kommunicera samma saker och att göra det som ett bolag.

Blir man helt färdig med jobbet då? Nej, det blir man ju så klart inte 🙂

Kommunikation är en ständigt pågående process som behöver utveckling och omsorg. Samhället förändras och det dyker upp nya dimensioner som vi som kommunikatörer måste ta hänsyn till. Språk och kulturer exempelvis.

Den ständiga utvecklingen är en av anledningarna till att jag trivs så bra med mitt kommunikatörsarbete!

 

En bra liten bok om bilder

page_1

Bilder som förändrar världen är en bildhandbok skapad av Tomas ”Genusfotografen” Gunnarsson i samarbete med Gävle kommun. Om du inte redan har sett den så ladda ner den från gavle.se omedelbums för den är grymt bra för alla oss som arbetar med bilder som budbärare för vårt varumärke i kommunikation i alla kanaler.

”Bilder som förändrar världen” innehåller lättillgängliga texter om genus, normer och inkludering, tips, personporträtt och intervjuer. Handboken innehåller en mängd bildexempel på både bra och dåligt genustänk från media, reklam och kommunbroschyrer.

Boken är fantastiskt bra och den är oerhört tänkvärd. Vi som arbetar med kommunikation i offentlighet borde lusläsa boken och omsätta de goda exemplen som ges i sina respektive verkligheter.

Genom åren har jag jobbat mycket med bilder både i trycksaksproduktioner och på webben som en del av att föra fram eller stärka ett budskap. Och jag tycker att jag verkligen försökt att tänka till på de bilder jag väljer från bildbanker och de som jag beställer via mina samarbetspartner men det är svårt att pricka helt rätt eftersom de flesta bilder inte är tagna utifrån det genustänk som Tomas Gunnarsson så fint lyfter fram i handboken. Personligen hade jag med andra ord behövt den här boken i min hand mycket tidigare 🙂

När jag arbetar med bilder så försöker jag tänka på att få med människor och miljöer som representerar vår verksamhet. Eftersom den produkt jag arbetar med för tillfället är hemmet är det viktigt för mig att bilderna har med hemmet att göra. Ett riktigt hem, gärna med lite vardagsstök och detaljer som många kan känna igen sig med. Försöker också få med människor på bilderna för att få in personlighet och värme i mina material. Och jag tänker på att bilderna ska visa bilder som alla kan känna igen sig i, ”vardagslivet”.

Eftersom vi har en otrolig mångfald av kunder vill jag gärna visa upp detta även i bild. Här har jag stött på patrull många gånger då det är svårt att få tag på den typ av bilder som jag eftersöker. De saknar mångfalden av människor som jag vill visa upp. Detta har jag påtalat för bildbyråer vill få mig att anlita deras tjänster och det är också mitt argument för att tacka nej.

De bilder som vi själva fotograferar är en samling av dokumentära bilder, kanske mer för internt bruk än för externt även om vi använder dem så också. Det är bilder tagna rakt upp och ner på en bostad, ett kök, ett badrum eller en hel fastighet av duktiga fotografer. Att fotografera livet mellan husen och det liv som pågår bakom de stängda trapphusdörrarna är inte lika enkelt men det är egentligen det som är min högsta önskan – att få visa upp vårt bolag och alla våra kunder, så som det faktiskt ser ut.

När vi kommer ut och möter våra kunder i reportagen vi gör för vår kundtidning Hemma får vi ofta till det där genuina. Och det får vi också i kampanj Humans of Bostäder i Borås, en kampanj som rullar på vår Facebook-sida. Där möter vi kunderna som bor hos oss och låter dem berätta om sig själva i små miniporträtt. Det är äkta och det känns genuint ur så många perspektiv!

I höst ska vi relansera vår hemsida och inför det håller vi nu på att bygga och skapa nytt. Det gäller funktionalitet och innehåll och då inte minst bild. Vi vill ha rätt känsla och kommunicera vårt varumärke på ett proffsigt och tydligt sätt. Mer mångfald, med vardagsliv och mer livet mellan husen 🙂 Jag tror att ”Bilder som förändrar världen” kan hjälpa oss att hitta de bilder som står ut och som gör att vi speglar all den mångfald som finns här på AB Bostäder både bland våra kunder och våra medarbetare.

Kommunikatörens roll

En av kommunikatörens viktigaste uppgifter är att utveckla sina organisationer till kommunikativa organisationer säger Sveriges kommunikatörer och det kan man göra i flera olika roller. Och så har man gjort en bra uppdelning  av kommunikatörens olika roller på ett bra sätt tycker jag och delar därför rakt av med mig av texten nedan:

Om att fatta beslut

shutterstock_150555248

Har haft många chefer genom åren. Alla med sina olika personligheter och ledarskapsstilar. En av dem sticker ut lite från de övriga och om jag någongång blir chef så är hen min förebild!

Jag lärde mig massor under tiden vi arbetade tillsammans. Bland annat att hålla skrivbordet rent när det egentligen borde vara tvärtom… Hur, undrar du nu och svaret är enkelt men samtidigt otroligt svårt när man har många som rycker i en men här är en strategi som faktiskt kan lyckas om man är konsekvent med att använda den.

Många skriver ut papper efter papper och låter dem klä skrivbordet. Min chef gjorde tvärtom och om en utskrift var nödvändig var den bara det en kort stund innan den åkte i pappersåtervinningen. I möten togs anteckningarna direkt i datorn och sekunden efter mötet var klart mailades dem ut till alla deltagare. När vi kom tillbaka kunde vi med andra ord börja jobba med våra nya punkter direkt. De punkter som vi rapporterade som klara var klara och diskuterades inte mer.

Chefen gav oss stort förtroende och utrymme. Förutom de på övergripande nivå, fanns få rutiner, riktlinjer eller facit för hur vi skulle gå tillväga med våra specifika arbetsuppgifter. Det var en trevlig miljö att arbeta i och innebar att man kunde använda sin kreativitet fullt ut efter egen kapacitet och förmåga.

De mer eller mindre stora problem som uppkommit på vägen i mitt arbete löste jag själv så långt det var möjligt med mina interna och externa kontakter. Om inte bollade jag problemet med chefen som hade en lapp klistrad på sin dator:

När det inte finns mer information att få, fatta ett beslut.

Och den principen efterlevdes tillslut även av mig själv då jag ofta var ensam på kontoret och var tvungen att fatta beslut på stående fot ibland. Litade mycket till min magkänsla och om jag var osäker på om jag fattat rätt beslut så kom alltid den här frågan från chefen när jag hade tillfälle att prata om det: Fanns det mer information att få i frågan? Om svaret var nej så släppte vi den tills det dök upp ny information i ärendet. Ofta gjorde det inte det.

Min chef lät mig verkligen flyga högt de år som vi jobbade tillsammans. När vår tid var över blev jag så rörd över orden på avtackningen att jag nästan fällde en tår:

Petra du är en av de modigaste personer jag jobbat tillsammans med och jag är så imponerad över hur du har tagit dig an ditt arbete med tanke på att jag varit borta så mycket. Du har bara löst allt hela tiden och det är så synd att du lämnar oss! Du har varit en klippa.

Det var ord som värmde och ord som jag haft med mig sedan dess 🙂

Kommunikation, en ledningsfråga

Fotolia_55095058_Subscription_Monthly_XL

I våras publicerade Sveriges kommunikatörer ett gästinlägg från Astrid Boysen som handlar om att vi kommunikatörer behöver ta plats och göra vår röst hörda i ledningsgruppen. Efter att ha tillhört mitt bolags ledningsgrupp under många år men inte längre kommer att göra det till hösten tycker jag att inlägget är extra intressant och relevant.

För lite drygt ett år sedan nu pratade min dåvarande chef om sina funderingar på att göra om i ledarskapet. Han tyckte ledningsgruppen var för stor (5 personer) och funderade på att utesluta kommunikationsrollen från ledningsgruppen. En av orsakerna var att den saknade chefsansvar men också att han inte tyckte det spelade någon roll var rollen var organisatoriskt placerad ”Du kan göra lika bra jobb ändå”, sa han , vilket jag naturligtvis var noga med att säga att jag inte riktigt höll med honom om.

Jag tror att alla kommunikatörer som har förmånen att sitta med vid ledningsgruppsbordet håller med om att vi genom våra roller kan erbjuda ytterligare perspektiv i de frågor som diskuteras. Det mesta som avhandlas ska ju så småningom mynna ut i någon slags kommunikation, antingen externt eller internt. Så klart att det är en otrolig fördel då för kommunikatören att vara med och diskutera de beslut som ska fattas.  När jag sa detta höll han med mig men bad få återkomma med sitt beslut.

Man säger ju ofta att en bra förberedelse är en förutsättning för ett bra genomförande och jag håller med. Många beslut är ganska självskrivna men följdfrågor om hur beslutet kommer att landa hos våra kunder eller våra medarbetare kan snabbt göra saker mer komplext än vad man först sett. Utifrån detta är Astrid Boisen’s (Sveriges Kommunikatörer Region Västra) inlägg både intressant och relevant.

För precis som jag försökte få min chef att se så handlar kommunikatörsrollen enligt Astrid Boysen om att vi i vår roll som kommunikatörer har ett bredare spektrum än övriga i rummet. Vi ser kundperspektivet samtidigt som vi har den affärsmässiga kompetensen att se helheten till de beslut som fattas. Vi har också förmåga att se konsekvenserna som ett beslut kan få om man inte tänkt till hela vägen.

Beslut som fattas påverkar våra kunder. Även om det är något som vi själva, vi som sitter runt bordet, tycker är självklart, enkelt och nödvändigt innebär inte det per automatik att våra kunder att se, tycka eller känna detsamma. Man behöver med andra ord visa ödmjukhet inför att människor är olika. När vi ska kommunicera våra beslut med våra kunder vill vi att kunderna förstår oss och att de kommer gilla de förändringar / förbättringar / utveckling som vi som vi erbjuder, eller hur?

Därför måste vi redan vid beslutsfattandet vända på frågan och se på den utifrån kundens perspektiv. Först när alla stenar är lyfta, luftade och frågetecknen är uträtade kan vi gå vidare med nästa steg. 1) Att fatta beslutet och 2) Kommunicera det.

Kommunicerar vi förhastat, ogenomtänkt eller rent av felaktigt riskerar vi att skada vårat varumärke vilket kan ta lång tid att reparera. Som kommunikatör är detta kanske en av våra viktigaste uppgifter: Att ställa alla de självklara men också lite jobbiga frågorna för att ”skydda” en av våra företags viktigaste resurser – förtroendekapitalet.

När beslutet sedan är fattat och vi ska kommunicera det vidare är förutsättningarna klara och vi kan sätta fart direkt. Har vi inte varit med och hört på de fullständiga diskussionerna får vi lita till andrahandsinformation vilket enligt mig blir som att leka viskningsleken. Ställer vi då frågor som ledningsgruppen inte tänkt på riskerar vi dessutom att omkullkasta de förväntningar som finns på själva genomförandet vilket påverkar både tidplaner och budget. Det är något som kräver en stor portion mod att göra tror jag 🙂

Därför är det glädjande att fler kommunikatörer idag än tidigare får möjlighet att vare en del av ledarskapet och även får ta steget in i ledningsgruppen vilket jag läst i flera inlägg hos Sveriges Kommunikatörer. Det känns nödvändigt och modernt om man läser Astrid Boysens gästinlägg.

För min egen del har jag blivit lovad att min roll inte ska förändras nu när jag efter sommaren lämnar min plats i vid det där bordet vilket jag håller båda mina tummar för.

GÄSTINLÄGG PÅ SVERIGES KOMMUNIKATÖRERS BLOGG 24 mars 2016

Det som händer nu i Sveriges Kommunikatörer gillar jag! Vi är inte längre ett gäng som ”bara” hanterar information eller press. Vi har ett bredare spektrum. Kommunikation ur alla perspektiv! Men vad menar vi och tar vi plats också på ledningsnivå?

Häromdagen hade Sveriges Kommunikatörer ett välbesökt frukostsamtal i Göteborg med just rubriken ”Att ta plats”. Samtalet kretsade kring detta med att kommunikatörer inte får, eller tar, plats i sin organisations ledning, oavsett om det är ett företag eller en myndighet.

När en organisation ser kommunikation som en ledningsfråga – inte något som är underordnat marknad, HR eller andra ledningsfunktioner – ja då först är organisationen med sin tid.

”Det duger inte att vänta på att någon annan ska be om dina tankar.”

Allt börjar och slutar med hur vi ser, hör och gör. Förr kommunicerade man ”ut” budskap. Nu tar man in och utvecklar dem vidare. Kommunikation i 180 grader är bland det nyttigaste man kan ägna sig åt i en verksamhet. Sveriges Kommunikatörer är en organisation för alla som jobbar med kommunikation. Hit hör idag också marknadskommunikatörer.

Men åter till det där med att ta plats, eller ge plats om man så vill. Det handlar om att ställa rätt frågor till, och ge bra stöd åt, chefer och medarbetare i organisationen. Det handlar om att göra sig sedd och nyttig!

Det duger inte att vänta på att någon annan ska be om dina tankar. Det handlar inte om att avgränsa ett informations- eller kommunikationsområde. Det handlar om att se samband mellan människor både i och utanför organisationen och om att göra deras dialog mera matnyttig för alla inblandade. Att våga är inte så dumt. Det får lov att vara otäckt. Att vara rädd är rätt bra, för då utmanar man något. Ur det personliga perspektivet kan det vara klokt att skaffa sig en bundsförvant i ledningen om man nu inte redan sitter där. Det gör jobbet lättare.

Men allra, allra mest handlar det om att vara lyhörd för andras behov, tankar och känslor. Att fullt ut förstå myndighetens uppdrag eller företagets affär – de ekonomiska sambanden – det är livsviktigt. Med den kompetensen blir man en bättre kommunikatör, som tar plats och leder rätt.

/ Astrid Boisen, Sveriges Kommunikatörer Region Västra