Kommunikatörens roll

En av kommunikatörens viktigaste uppgifter är att utveckla sina organisationer till kommunikativa organisationer säger Sveriges kommunikatörer och det kan man göra i flera olika roller. Och så har man gjort en bra uppdelning  av kommunikatörens olika roller på ett bra sätt tycker jag och delar därför rakt av med mig av texten nedan:

Om att fatta beslut

shutterstock_150555248

Har haft många chefer genom åren. Alla med sina olika personligheter och ledarskapsstilar. En av dem sticker ut lite från de övriga och om jag någongång blir chef så är hen min förebild!

Jag lärde mig massor under tiden vi arbetade tillsammans. Bland annat att hålla skrivbordet rent när det egentligen borde vara tvärtom… Hur, undrar du nu och svaret är enkelt men samtidigt otroligt svårt när man har många som rycker i en men här är en strategi som faktiskt kan lyckas om man är konsekvent med att använda den.

Många skriver ut papper efter papper och låter dem klä skrivbordet. Min chef gjorde tvärtom och om en utskrift var nödvändig var den bara det en kort stund innan den åkte i pappersåtervinningen. I möten togs anteckningarna direkt i datorn och sekunden efter mötet var klart mailades dem ut till alla deltagare. När vi kom tillbaka kunde vi med andra ord börja jobba med våra nya punkter direkt. De punkter som vi rapporterade som klara var klara och diskuterades inte mer.

Chefen gav oss stort förtroende och utrymme. Förutom de på övergripande nivå, fanns få rutiner, riktlinjer eller facit för hur vi skulle gå tillväga med våra specifika arbetsuppgifter. Det var en trevlig miljö att arbeta i och innebar att man kunde använda sin kreativitet fullt ut efter egen kapacitet och förmåga.

De mer eller mindre stora problem som uppkommit på vägen i mitt arbete löste jag själv så långt det var möjligt med mina interna och externa kontakter. Om inte bollade jag problemet med chefen som hade en lapp klistrad på sin dator:

När det inte finns mer information att få, fatta ett beslut.

Och den principen efterlevdes tillslut även av mig själv då jag ofta var ensam på kontoret och var tvungen att fatta beslut på stående fot ibland. Litade mycket till min magkänsla och om jag var osäker på om jag fattat rätt beslut så kom alltid den här frågan från chefen när jag hade tillfälle att prata om det: Fanns det mer information att få i frågan? Om svaret var nej så släppte vi den tills det dök upp ny information i ärendet. Ofta gjorde det inte det.

Min chef lät mig verkligen flyga högt de år som vi jobbade tillsammans. När vår tid var över blev jag så rörd över orden på avtackningen att jag nästan fällde en tår:

Petra du är en av de modigaste personer jag jobbat tillsammans med och jag är så imponerad över hur du har tagit dig an ditt arbete med tanke på att jag varit borta så mycket. Du har bara löst allt hela tiden och det är så synd att du lämnar oss! Du har varit en klippa.

Det var ord som värmde och ord som jag haft med mig sedan dess 🙂

Kommunikation, en ledningsfråga

Fotolia_55095058_Subscription_Monthly_XL

I våras publicerade Sveriges kommunikatörer ett gästinlägg från Astrid Boysen som handlar om att vi kommunikatörer behöver ta plats och göra vår röst hörda i ledningsgruppen. Efter att ha tillhört mitt bolags ledningsgrupp under många år men inte längre kommer att göra det till hösten tycker jag att inlägget är extra intressant och relevant.

För lite drygt ett år sedan nu pratade min dåvarande chef om sina funderingar på att göra om i ledarskapet. Han tyckte ledningsgruppen var för stor (5 personer) och funderade på att utesluta kommunikationsrollen från ledningsgruppen. En av orsakerna var att den saknade chefsansvar men också att han inte tyckte det spelade någon roll var rollen var organisatoriskt placerad ”Du kan göra lika bra jobb ändå”, sa han , vilket jag naturligtvis var noga med att säga att jag inte riktigt höll med honom om.

Jag tror att alla kommunikatörer som har förmånen att sitta med vid ledningsgruppsbordet håller med om att vi genom våra roller kan erbjuda ytterligare perspektiv i de frågor som diskuteras. Det mesta som avhandlas ska ju så småningom mynna ut i någon slags kommunikation, antingen externt eller internt. Så klart att det är en otrolig fördel då för kommunikatören att vara med och diskutera de beslut som ska fattas.  När jag sa detta höll han med mig men bad få återkomma med sitt beslut.

Man säger ju ofta att en bra förberedelse är en förutsättning för ett bra genomförande och jag håller med. Många beslut är ganska självskrivna men följdfrågor om hur beslutet kommer att landa hos våra kunder eller våra medarbetare kan snabbt göra saker mer komplext än vad man först sett. Utifrån detta är Astrid Boisen’s (Sveriges Kommunikatörer Region Västra) inlägg både intressant och relevant.

För precis som jag försökte få min chef att se så handlar kommunikatörsrollen enligt Astrid Boysen om att vi i vår roll som kommunikatörer har ett bredare spektrum än övriga i rummet. Vi ser kundperspektivet samtidigt som vi har den affärsmässiga kompetensen att se helheten till de beslut som fattas. Vi har också förmåga att se konsekvenserna som ett beslut kan få om man inte tänkt till hela vägen.

Beslut som fattas påverkar våra kunder. Även om det är något som vi själva, vi som sitter runt bordet, tycker är självklart, enkelt och nödvändigt innebär inte det per automatik att våra kunder att se, tycka eller känna detsamma. Man behöver med andra ord visa ödmjukhet inför att människor är olika. När vi ska kommunicera våra beslut med våra kunder vill vi att kunderna förstår oss och att de kommer gilla de förändringar / förbättringar / utveckling som vi som vi erbjuder, eller hur?

Därför måste vi redan vid beslutsfattandet vända på frågan och se på den utifrån kundens perspektiv. Först när alla stenar är lyfta, luftade och frågetecknen är uträtade kan vi gå vidare med nästa steg. 1) Att fatta beslutet och 2) Kommunicera det.

Kommunicerar vi förhastat, ogenomtänkt eller rent av felaktigt riskerar vi att skada vårat varumärke vilket kan ta lång tid att reparera. Som kommunikatör är detta kanske en av våra viktigaste uppgifter: Att ställa alla de självklara men också lite jobbiga frågorna för att ”skydda” en av våra företags viktigaste resurser – förtroendekapitalet.

När beslutet sedan är fattat och vi ska kommunicera det vidare är förutsättningarna klara och vi kan sätta fart direkt. Har vi inte varit med och hört på de fullständiga diskussionerna får vi lita till andrahandsinformation vilket enligt mig blir som att leka viskningsleken. Ställer vi då frågor som ledningsgruppen inte tänkt på riskerar vi dessutom att omkullkasta de förväntningar som finns på själva genomförandet vilket påverkar både tidplaner och budget. Det är något som kräver en stor portion mod att göra tror jag 🙂

Därför är det glädjande att fler kommunikatörer idag än tidigare får möjlighet att vare en del av ledarskapet och även får ta steget in i ledningsgruppen vilket jag läst i flera inlägg hos Sveriges Kommunikatörer. Det känns nödvändigt och modernt om man läser Astrid Boysens gästinlägg.

För min egen del har jag blivit lovad att min roll inte ska förändras nu när jag efter sommaren lämnar min plats i vid det där bordet vilket jag håller båda mina tummar för.

GÄSTINLÄGG PÅ SVERIGES KOMMUNIKATÖRERS BLOGG 24 mars 2016

Det som händer nu i Sveriges Kommunikatörer gillar jag! Vi är inte längre ett gäng som ”bara” hanterar information eller press. Vi har ett bredare spektrum. Kommunikation ur alla perspektiv! Men vad menar vi och tar vi plats också på ledningsnivå?

Häromdagen hade Sveriges Kommunikatörer ett välbesökt frukostsamtal i Göteborg med just rubriken ”Att ta plats”. Samtalet kretsade kring detta med att kommunikatörer inte får, eller tar, plats i sin organisations ledning, oavsett om det är ett företag eller en myndighet.

När en organisation ser kommunikation som en ledningsfråga – inte något som är underordnat marknad, HR eller andra ledningsfunktioner – ja då först är organisationen med sin tid.

”Det duger inte att vänta på att någon annan ska be om dina tankar.”

Allt börjar och slutar med hur vi ser, hör och gör. Förr kommunicerade man ”ut” budskap. Nu tar man in och utvecklar dem vidare. Kommunikation i 180 grader är bland det nyttigaste man kan ägna sig åt i en verksamhet. Sveriges Kommunikatörer är en organisation för alla som jobbar med kommunikation. Hit hör idag också marknadskommunikatörer.

Men åter till det där med att ta plats, eller ge plats om man så vill. Det handlar om att ställa rätt frågor till, och ge bra stöd åt, chefer och medarbetare i organisationen. Det handlar om att göra sig sedd och nyttig!

Det duger inte att vänta på att någon annan ska be om dina tankar. Det handlar inte om att avgränsa ett informations- eller kommunikationsområde. Det handlar om att se samband mellan människor både i och utanför organisationen och om att göra deras dialog mera matnyttig för alla inblandade. Att våga är inte så dumt. Det får lov att vara otäckt. Att vara rädd är rätt bra, för då utmanar man något. Ur det personliga perspektivet kan det vara klokt att skaffa sig en bundsförvant i ledningen om man nu inte redan sitter där. Det gör jobbet lättare.

Men allra, allra mest handlar det om att vara lyhörd för andras behov, tankar och känslor. Att fullt ut förstå myndighetens uppdrag eller företagets affär – de ekonomiska sambanden – det är livsviktigt. Med den kompetensen blir man en bättre kommunikatör, som tar plats och leder rätt.

/ Astrid Boisen, Sveriges Kommunikatörer Region Västra

Att vara kommunikatör

pix-cbbv2n.jpg

När jag tänker på vad det har inneburit för mig att arbeta som kommunikatör så slutar det alltid med att rollen är utvecklande och att den ena dagen sällan är den andra lik.

För att utföra arbetet professionellt och effektivt krävs att kommunikatören tycker om att lära sig/sätta sig in i ämnesområden utanför den egna professionen. Och att det finns förmåga att göra det ganska snabbt för att inte tappa fart i projektet.

Om jag kunde önska fritt skulle jag vilja vara en fluga på väggen redan på det första mötet i ett projekt för att kunna höra även det som lämnas kvar i rummet när uppdraget hamnar på mitt bord.

För redan när besluten fattas så har det en påverkan på hur det sedan ska kommuniceras. Om jag vet lite mer samt har hört alla resonemang och avväganden kan jag själv snabbare kan göra göra rätt avväganden när jag i min tur ska dela med mig av den till andra. Oavsett om det är inom den egna organisationen eller utanför den.

När jag medverkar i olika typer av möten krävs det av mig att jag är den i rummet som hela tiden tar på mig rollen att tänka ett steg längre än övriga. I slutet av ett projekt finns ju en produkt med saker som man ska förmedla till andra och då behöver man så klart se helheten på ett ganska tidigt stadium.

Att ha ett öppet sinne för alla de olikheter och bakgrunder som människor har – och att man har förståelse för hur det påverkar förmågan att ta till sig den information som lämnas till dem, oavsett form och media, tycker jag är en viktig del i en kommunikatörs vardag samt att kunna förmå övriga i organisationen att förstå vikten av detta.

Sen finns det en hel del andra saker att ta ställning till också; lagar och regler till exempel. Precis som i andra yrkesroller finns också en ekonomi att ta hänsyn till. Det är inte alltid man kan ”räkna hem” en kommunikaitonsinsats i pengar. Ibland kan det vara ett beteende man vill förändra eller förstärka och det tar tid att se den långsiktiga effekten av det.

Sveriges Kommunikatörer samlar fakta och information om kommunikatörens arbete och roll på sin hemsida som jag tycker bra beskriver vad man på lite olika sätt möts av i sin vardag som kommunikatör. Har valt att kopiera in hela stycket nedan.

Att vara kommunikatör

Kommunikatörens profession inrymmer allmänbildning och goda kunskaper i kommunikationsteori och inom olika kompetensområden som finns beskrivna nedan. Olika befattningar kräver antingen hela eller delar av dessa kompetensområden. För kommunikatörer med specialistbefattning krävs oftast fördjupning inom ett eller flera områden.

Kommunikatören lägger upp sitt arbete efter en modell som är vanlig inom många yrkesområden:

  •     analys
  •     planering
  •     genomförande
  •     uppföljning/utvärdering

En viktig egenskap hos kommunikatören är förmåga att skapa goda relationer och därmed också få andra i organisationen att vara delaktiga i kommunikationsarbetet.

Kommunikationsteori/strategisk kommunikation

Kommunikationsteori är ett sammanfattande, tvärvetenskapligt begrepp för teorier inom språk, psykologi, sociologi, socialpsykologi och pedagogik.

Kommunikationsteori med inriktning på planerad kommunikation omfattar både dialog mellan människor och masskommunikation. Den fokuserar på det strategiska användandet av kommunikation och på vilka effekter man uppnår. Metoder för omvärldsanalys och problemdefiniering, målgruppsanalys, kanalval och budskapsutformning bildar kärnan i en kommunikatörs kompetens.

Omvärldsanalys

Omvärldsanalys handlar om att förstå skeenden, helheter och sammanhang inom olika delar av näringsliv och samhälle. I företagsledningens situationsbedömning dominerar i allmänhet marknads- och konkurrensanalys samt ekonomisk och teknisk analys. Genom att förse ledningen med sammanhang och trender inom opinionsbildning och debatt kan organisationen ta beslut som uppnår målen fortare och effektivare.

Samhällskunskap

Kunskapen om samhället och samhällsdebatten utgör grunden för effektivt arbete med att förvalta och utveckla organisationens handlingsutrymme. Kommunikatören bör känna till samhällets olika organisationer och ha insikt i ämnen som samhällskunskap, statsvetenskap, nationalekonomi och kulturgeografi.

Företagsekonomi

För att förstå de affärsmässiga grunderna för verksamheten, och för att kunna delta i ledningsgruppens diskussioner och beslut och förstå de ekonomiska sambanden måste kommunikatören ha grundläggande kunskaper i företagsekonomi. Baskunskaper i ekonomisk redovisning behövs för att kunna informera om organisationens ekonomiska utveckling samt för att kunna göra realistiska kostnadskalkyler och följa upp budget i projekt inom kommunikationsverksamheten.

Juridik

Ett flertal lagar och regelverk utgör en av ramarna för professionell kommunikationsverksamhet. Exempel på sådana är:

  •     Aktiebolagslagen
  •     Tryckfrihetsförordningen med offentlighetsprincipen och meddelarskyddet
  •     Spelregler för press, radio och TV
  •     Marknadsföringslagen
  •     Konkurrenslagen
  •     Medierätt
  •     Upphovsrätt
  •     Datalagstiftning

Strategi och taktik

För att kommunikatören ska kunna medverka i ledningens strategidiskussioner och vägval krävs insikt om och förmåga att påverka motiv, bakgrund och arbetsmodeller för organisationens planering och beslut. Strategiska beslut styrs av kommersiella bedömningar, av hänsyn till samhällsdebatt, opinioner, värderingar och organisationens förtroendekapital, samt av förmodad politisk utveckling under överblickbar period.

Ledarskap/management

Kunskap om ledarrollen, om styrmodeller och bevekelsegrunderna bakom dessa är av stort värde för en kommunikatör. Kommunikationschefen ska kunna bidra till ledarskapet och verksamhetsutvecklingen i en organisation genom sin specialistkompetens som kommunikatör liksom genom sin generalistkompetens inom företagsledning.

Krishantering

I praktiskt taget varje verksamhet uppstår olika typer av krissituationer. Kommunikation spelar alltid en viktig roll i dessa sammanhang. Förebyggande åtgärder i form av riskanalyser, planer och manualer samt förmåga att tidigt identifiera en krissituation och hantera kommunikationen hör till kommunikatörens kompetens- och ansvarsområden.

Digital utveckling

Den digitala utvecklingen står i fokus i dagens kommunikationsverksamhet. Kommunikatören måste vara tillräckligt allmänbildad inom området för att förstå hur det påverkar organisationen och hur nya metoder och kanaler kan användas för att utveckla och effektivisera kommunikationsverksamheten. Kommunikatören är också ofta beställare och kravställare av system som kräver viss IT-kompetens.

Interkulturell kommunikation

Internationella kontakter förutsätter också förståelse för vår egen kulturella identitet i förhållande till andra kulturer. Detta gäller bland annat uppträdande, kulturkoder, vårt sätt att uttrycka oss och förmåga att analysera de specifika internationella sammanhang som en organisation verkar i.

Interkulturell kommunikation bygger på forskning inom socialantropologi, sociologi, psykologi och lingvistik. För en kommunikatör är området viktigt, inte minst mot bakgrund av den ökande internationaliseringen där olika kulturer möts.

Statistik/utvärdering

För ett professionellt arbete inom intern och extern kommunikation behöver kommunikatören tillgång till korrekta basfakta – dels för att kunna sätta realistiska mål, dels för att se till att arbetet blir välriktat samt för att kunna följa upp och utvärdera genomförda insatser.

Läs mer

 

Avfallsproblematik & Nolltolerans mot nedskräpning

De flesta bostadsbolag har samma problem, det funkar inte med avfallshanteringen och därför är det skräpigt och stökigt på hyresgästernas gemensamma ytor. På AB Bostäder inför vi nu nolltolerans mot nedskräpning och tar ett krafttag för att komma tillrätta med problematiken samt ser över hur vi kommunicerar med hyresgästerna i våra trapphus.

Avfallsproblematiken ökar i samhället generellt sett och på AB Bostäder lägger vi stora resurser på att ta hand om sådant som är våra hyresgästers ansvar att själva ta hand om. Vi har pratat mycket internt och med vår samarbetspartner Borås energi och miljö (de ansvarar för avfallshanteringen i Borås) om hur vi ska komma tillrätta med det som rör avfallshanteringen i våra bostadsområden. Flera initiativ har tagits, projekt har startats av vilka vissa har fungerat och andra inte.

I min kartläggning av kommunikationsprocessen för något år sedan noterade jag att vi kommunicerade väldigt olika i bolaget om samma saker. Våra hyresgäster möttes av olika information beroende på var hos oss de befann sig. Det kändes därför angeläget att hitta en övergripande och konsekvent linje för hur vi informerar, bland annat om just avfallshanteringen. I vintras initierade jag därför ett möte med vår boserviceavdelning för att diskutera hur vi ska finna en långsiktig lösning för att komma tillrätta med problematiken och jag bjöd även med vår strategiska kommunikationspartner, Mecka.

Ett enhetligt informationsmaterial löser självfallet inte den grundläggande attitydproblematiken som finns kring avfallsfrågan kom vi fram till. Men samtliga såg det ändå som en vinst i att ha en proffsig och genomtänkt information från oss som bostadsbolag som talar om hur vi vill att våra hyresgäster ska agera för att på sikt få ett ändrat beteende. Efter mötet fick jag i uppdrag att ta fram ett koncept för hur vi ska kommunicera för ett förändrat beteende.

Trapphusinformation

Eftersom frågan är stor och komplex började vi omgående med de enkla delarna: alla lappar som sätts upp i våra trapphus. Här har det funnits olika varianter tidigare. Vissa bra, vissa mindre bra. Vi valde att behålla innehållet i de som var bra och förenklade vi och profilerade vi om dem. Efter en total översyn finns det nu ett 15-tal trapphuslappar som våra team ute i området kan välja bland. Det är enhetliga pdf:er med redigeringsbara fält för att anpassa till området eller fastigheten.

Nolltolerans

AB Bostäder har också valt att gå ut till alla våra hyresgäster med att det från och med nu är nolltolerans mot nedskräpning i våra bostadsområden men också mot lösa föremål i trapphus, källare och vindar samt gett våra medarbetare ett tydligare mandat att agera när de upptäcker att saker står fel.

Bocoacher

Vi har också anställt två stycken Bocoacher som ska hjälpa oss att sprida informationen till våra hyresgäster genom dörrknackning där det är som allra värst. De börjar i maj och det ska bli väldigt spännande att se om de når fram med informationen och om det kommer gå att se en förbättring under det halvår som projektet kommer att pågå. Som stöd för Bocoachernas arbete jobbar vi just nu med två informationsmaterial att prata kring och också att lämna efter sig. Materialen kommer att vara översatta till de vanligaste förekommande språken bland våra hyresgäster och de kommer vara klara för tryck efter sommaren.

Känner du dina kollegor?

Fotolia_108900637_Subscription_Monthly_XL

Efter jag gjorde min IDI-profil förra året och fick veta att jag är supergul är jag mycket mer medveten om hur olika vi männsiskor fungerar och att vi instinktivt intar olika roller när vi möter varandra.

Personer som arbetar tillsammans i ett team där det gnisslar för mycket skulle troligtvis ha stor nytta av att känna till vilka olika kommunikationsstilar som finns för att kunna samarbeta bättre.

Läste en bra artikel om detta på Visions hemsida innan idag.

Handbok i kommunikation

Fotolia_66424999_Subscription_Monthly_M

Att vara chef i staden ställer krav på att man har ett kommunikativt ledarskap och Handbok i kommunikation är ett bra verktyg för dem och stadens kommunikatörer att lyckas i sitt uppdrag och det har varit jätteroligt att vara en del av arbetsgruppen som arbetat fram handboken.

Varje bolag och förvaltning har egna kommunikatörer som kan stötta cheferna men det finns också mycket som cheferna kan göra på egenhand för att öka sin kommunikativa förmåga. Därför fick kommunikationschefen i Borås Stad i uppdrag att ta fram en handbok för cheferna.

Arbetet har letts av Annika Klemming och hon har gjort ett jättebra arbete tycker jag med att få ihop alla delar till en helhet!

AB Bostäder i Borås VD, Sven Liljegren sitter med i styrgruppen och jag blev inbjuden att medverka i arbetsgruppen tillsammans med flera andra duktiga kommunikatörer i staden.

Jätteroligt att få bidra med mina tankar och funderingar gällande kommunikation.

Så här presenteras handboken på Borås Stads intranät:

När vi använder kommunikationen å ett genomtänkt sätt kan vi:

  • lyssna på vår omvärld och våra medarbetare,
  • välja rätt kanaler för våra budskap,
  • formulera budskapen på rätt sätt,
  • föra ut budskapen i rätt ögonblick och
  • förpacka budskapen på ett sätt så att de syns och uppfatta som vi har tänkt oss.

Handbok i Kommunikation

Borås Stads kommunikationspolicy är det styrdokument som kort berättar för oss hur vi ska förhålla sig till kommunikation. Två nyckelord är öppen och tydlig.

Handbok i kommunikation är det verktyg som närmare beskriver hur vi kan gå tillväga för att kommunicera på ett sätt som stämmer överens med kommunikationspolicyn.

Handbok i kommunikation innehåller resonemang om förhållningssätt, stöd för att hjälpa oss att använda kommunikationen som ett strategiskt stöd och en hel del handfasta tips och checklistor. Använd boken som inspiration och uppslagsverk och kom alltid ihåg att i Borås Stad kommunicerar vi med eftertanke.

Chefer, specialister och andra som arbetar mycket med kommunikation i Borås Stad har fått handboken.

Kunden först!

En av mina chefer för länge sedan fick mycket ”skäll” från kunderna men att hen var alltid så himla glad och positiv. Hur gick detta till?

Frågade vid tillfälle hur det gick ihop sig och fick följande till svar;

Kunden har rätt att lämna sina synpunkter och de har rätt att ge kritik. Jag är som teflon och jag tar inte åt mig personligen. Jag låter dem prata av sig och tar till mig allt som de säger för att vi ska kunna bli ännu bättre.

Det har jag tagit med mig i min vardag: Att inte ta eventuell kritik på mitt arbete personligt utan se de som en möjlighet till förbättring. Mina beställares åsikter är viktiga så jag lyssnar på deras feedback och levererar innehåll efter deras önskemål men på ett sätt som jag vet att våra kunder kan förstå och ta till sig. Kunden först helt enkel!

Internt och externt 🙂