Ett coachande förhållningssätt

Check List concept with young woman

För några år sedan var det lite för mycket på gång samtidigt och jag behövde hitta ett sätt att frigöra tid för mig själv och mina projekt. Fick då möjlighet att gå en fantastisk bra kurs som syftade till att utveckla ett coachande förhållningssätt för att bättre kunna stödja organisationen i kommunikationsfrågor.

Kursen var uppdelad på tre tillfällen och den leddes av Ann Jönsson, JustDoIt, som tidigare varit kommunikationschef på bland annat Telia.

I kursen gjorde vi mängder av övningar och jag lärde mig att förstå min egen och även andras kommunikationsstilar. Vi fick också utveckla vår förmåga att coacha oss själva genom att öva på varandra. Eftersom vi som gick kursen alla hade olika kommunikationsstilar enligt den DISC-analys som vi fick göra kunde vi verkligen analysera ner på minsta nivå.

Du som har den här kommunikationsstilen… Hur uppfattar du mig och min kommunikationsstil Behöver nog inte säga mer än att det var jättenyttigt.

Som de flesta kommunikatörer är jag mån om att göra ett bra jobb och i kombination med att inte alltid ha förmågan att säga nej kan det bli jobbigt. Tillslut växer högen av projekt och det blir allt svårare att prioritera bland dem.

Visst går det att göra leveransen men ofta inte till den kvalitet som man själv känner att man är nöjd med och ofta lite senare än vad som önskats av beställaren.

Men genom att vara mer coachande idag i min vardag de senaste åren än vad jag var de första åren av min karriär släpper jag oftare taget om detaljerna och de små delarna och fokuserar mer på helheten.

Genom att göra det märker jag stor skillnad i mitt sätt att jobba och det frigör tid för att också kunna fokusera mer på den strategiska delen av kommunikationsarbetet. Det som är framåtriktat och det som är utvecklande för organisationen.

Jag brukar förklara mitt arbetssätt som att jag hjälper mina kollegor att komma en liten bit längre på egen hand. Som ny kommunikatör sög jag som sagt åt mig allt. Ofta blev jag bara kort briefad av min beställare vilket mitt sätt att se på det nu är det samma som att börja från ett helt blankt papper.

För att få ordning på detaljerna och delarna blev det blev ett himla bollande fram och tillbaka som var tidskrävande, ineffektivt och kvalitetssänkande. Idag säger jag nej till den här typen av ”lunschrumsbrifer”. Jag ber istället mina kollegor att boka in ett möte med mig och så pratar vi om vad det är som behöver genomföras. Jag har ett gäng ”ryggmärgsfrågor” som jag alltid ställer när vi pratar bland annat: Vad ska du kommunicera, vem är mottagare, hur tänker du kommunicera detta och när i tiden behöver detta ske?

När mötet är slut summerar och ber om att få alla detaljer och smådelarn mailade till mig. Därefter börjar min kreativa del i uppdraget. Nu har jag ett helt dokument med information att utgå ifrån där min beställare har varit tvungen att tänka till om den tänkta outputen samt också med en tydlig deadline. Att det blir snabbare och mer träffsäkra leveranser är självfallet en stor bonus.

Från att ha jobbat mycket med olika varianter av samma dokument har jag också försökt att övergå till mer standardiserade enheter. De mer specifika detaljerna om exempelvis ett ombyggnadsprojekt får nu hamna i ett bifogat förformulart brev som är enkelt för våra projektledare att själva ändra i. Och eftersom materialet är generellt kan de själva göra repeatordrar hos tryckeriet.

Handlar det om större kommunikationsinsatser vänder jag mig till vår reklambyrå. Har tagit fram en speciell mall för en mer omfattande brief och den brukar jag låta min uppdragsgivare fylla i så långt som det är möjligt när det gäller bakgrunden och de specifika detaljerna. När det kommer till de kommunikativa utmaningarna så brukar vi göra den analysen tillsammans. I mötet med reklambyrån har vi ett relativt komplett underlag för uppdraget och ibland kan vi också komplettera den med en tillhörande budget. På så sätt sparar vi också tid och jobbar effektivt med vår byrå i de inledande skedet.

Det absolut viktigaste för att nå dit vi vill är att vi som beställare själva från början tänkt igenom vad det är vi vill att reklambyrån ska hjälpa oss att lösa för problem. När offerten är godkänd och arbetet drar igång är jag alltid bekväm med att det som kommer levereras när deadline är nådd är det vi som uppdragsgivare har efterfrågat.

Hade en chef en gång som mitt i ett möte ganska bryskt sa till byrån att ”vi” måste bli duktigare på att beställa från dem. Då svarade byrån snabbt att det inte är många kunder som är lika duktiga beställare som vi är och att vi alltid kommer mycket väl förberedda till dem både vad gäller innehåll och budget vilket gör att det är enkelt att jobba tillsammans med oss som kund. Det kändes bra att höra och jag tar det som ett kvitto på att jag arbetar på rätt sätt 🙂

Om att fatta beslut

shutterstock_150555248

Har haft många chefer genom åren. Alla med sina olika personligheter och ledarskapsstilar. En av dem sticker ut lite från de övriga och om jag någongång blir chef så är hen min förebild!

Jag lärde mig massor under tiden vi arbetade tillsammans. Bland annat att hålla skrivbordet rent när det egentligen borde vara tvärtom… Hur, undrar du nu och svaret är enkelt men samtidigt otroligt svårt när man har många som rycker i en men här är en strategi som faktiskt kan lyckas om man är konsekvent med att använda den.

Många skriver ut papper efter papper och låter dem klä skrivbordet. Min chef gjorde tvärtom och om en utskrift var nödvändig var den bara det en kort stund innan den åkte i pappersåtervinningen. I möten togs anteckningarna direkt i datorn och sekunden efter mötet var klart mailades dem ut till alla deltagare. När vi kom tillbaka kunde vi med andra ord börja jobba med våra nya punkter direkt. De punkter som vi rapporterade som klara var klara och diskuterades inte mer.

Chefen gav oss stort förtroende och utrymme. Förutom de på övergripande nivå, fanns få rutiner, riktlinjer eller facit för hur vi skulle gå tillväga med våra specifika arbetsuppgifter. Det var en trevlig miljö att arbeta i och innebar att man kunde använda sin kreativitet fullt ut efter egen kapacitet och förmåga.

De mer eller mindre stora problem som uppkommit på vägen i mitt arbete löste jag själv så långt det var möjligt med mina interna och externa kontakter. Om inte bollade jag problemet med chefen som hade en lapp klistrad på sin dator:

När det inte finns mer information att få, fatta ett beslut.

Och den principen efterlevdes tillslut även av mig själv då jag ofta var ensam på kontoret och var tvungen att fatta beslut på stående fot ibland. Litade mycket till min magkänsla och om jag var osäker på om jag fattat rätt beslut så kom alltid den här frågan från chefen när jag hade tillfälle att prata om det: Fanns det mer information att få i frågan? Om svaret var nej så släppte vi den tills det dök upp ny information i ärendet. Ofta gjorde det inte det.

Min chef lät mig verkligen flyga högt de år som vi jobbade tillsammans. När vår tid var över blev jag så rörd över orden på avtackningen att jag nästan fällde en tår:

Petra du är en av de modigaste personer jag jobbat tillsammans med och jag är så imponerad över hur du har tagit dig an ditt arbete med tanke på att jag varit borta så mycket. Du har bara löst allt hela tiden och det är så synd att du lämnar oss! Du har varit en klippa.

Det var ord som värmde och ord som jag haft med mig sedan dess 🙂