Ny hemsida lanseras

I senaste numret av AB Bostäders kundtidning Hemma (Nr 3/2017) intervjuas jag om vår nya hemsida. Ett spännande projekt som nu börjar gå mot sitt slut. I alla fall den första delen av det för riktigt färdigt blir det ju aldrig, eller hur?

Ny hemsida lanseras

AB Bostäder utvecklar sina digitala mötesplatser för att finnas tillgängliga och ge korrekt information till alla hyresgäster. Man finns på Facebook och Instagram och under hösten kommer också en ny hemsida med många nyheter att lanseras.

– Vi har lagt stort fokus på att utveckla ”Mina sidor”, säger Petra Agnroth, informationsansvarig på AB Bostäder.

Vidareutveckling av ”Mina sidor”

Den nuvarande hemsidan har hunnit bli omodern och är i behov av en rejäl uppfräschning. Under arbetet med den nya hemsidan har många fått vara med och tycka till, bland annat en panel av hyresgäster.

– Vår hemsida innehåller idag massor med information, men den är inte så användarvänlig. Vi har haft en stor grupp internt som engagerat sig i en ny struktur och innehåll som är användarvänligt och lättläst. Det kommer exempelvis att via en knapptryckning gå att översätta hemsidan till olika språk, något som är extremt viktigt då våra hyresgäster pratar över 70 olika språk, berättar Petra.

Förbättrade Mina sidor

Mina sidor får en mer central roll på nya hemsidan med en tydlig översiktsvy och möjlighet att kika på saker som dina avtal och avier, ladda ner och printa ut hyresavin, se dina inbetalningar och följa din förbrukning av vatten och användning av betaltvättstugor.

– Det kommer finnas mycket info om hur du tar hand om din lägenhet, hur du sopsorterar, allt om fiber-tv och mycket annat. Vi kommer också på ett tydligt och enkelt sätt visa upp var vi är och när vi kommer och renoverar och bygger i områdena.

Enkla bostadsbyten

Du kommer också kunna annonsera ut din lägenhet för att göra ett byte mot någon annans på ett smidigt sätt.

– Enligt hyreslagen har man rätt att byta lägenhet med varandra och den processen ska vi förenkla efter önskemål från hyresgästerna. Det ska vara enkelt att hitta ett nytt boende hos oss, säger Petra och berättar att hon har en bra känsla:

– Det här blir jättebra! Vi kommer få en mer levande, modern och lätthanterlig hemsida som alla kommer ha nytta av. Den kommer vara en problemlösare som innebär mindre manuell hantering för oss och då kortare väntetider för hyresgästerna.

Även en chattfunktion kommer lanseras för snabb kontakt med Bobutiken och andra på AB Bostäder.

Hemsidan lanseras under oktober 2017.

Ny webb på gång

Successful attractive businesswoman.

Sista rycket inför semestern har bestått i att lägga upp innehåll på den nya hemsidan som vår leverantör skapar åt oss på AB Bostäder just nu.

I min roll som informationsansvarig ingår ett ansvar för hemsidans strategiska utveckling samt utveckling av våra digitala mötesplatser. Eftersom jag inte är så insatt i allt det tekniska som ligger bakom all funktionalitet som ska utvecklas har vår it-chef, Kristian Wirfalk, tagit sig an projektledarrollen. Min roll är att vara delprojektledare för innehåll och layout.

Projektet startade med en förstudie hösten 2016 men dessförinnan, redan i mars, hade jag sammankallat till en workshop med flera medarbetare i organisationen då hemsidan påverkar vardagen för de flesta som arbetar här. Den är nämligen tätt sammanbunden med vårt fastighetssystem och det har därför varit viktigt från start att alla verksamhetsdelar kommer till tals eftersom den kommer vara det framöver också.

En snabb analys av den befintliga hemsidan övergick snabbt till att se på vad som krävs av en modern hemsida idag sett ur ett hyresgästperspektiv. Behoven har ändrats sedan den befintliga hemsidan lanserades 2013 och det är inte bara utseendet som behöver justeras. Ny funktionalitet för att erbjuda mer självservice är delar som vi kommer att utveckla då våra hyresgäster önskar kunna göra fler ärenden själva, via hemsidan, än vad som är möjligt idag. I vår senaste kundtidning eftersökte jag hyresgäster till en testpanel och jag hoppas kunna genomföra den i början av september 🙂

Utifrån workshopen satte vi en grundstruktur för innehållet som har följt med oss genom hela projektet därefter. I förstudien som pågick hela hösten satte vi en kravspecifikation för hela projektet och ledningen fattade beslut om att gå vidare med projektet efter nyår. Sedan dess har det varit full rulle för hela projektgruppen!

Den nya webben kommer ligga i wordpress och även om jag bloggar i wordpress sedan flera år tillbaka så är det mycket nytt även för min del. Utbildningen varade i två dagar och manualen är en gedigen lunta fylld med fnuttar, etiketter, hak-klammrar och annat smått och gott som behövs i kulisserna för att göra sidan attraktiv och enkel att navigera på för besökarna. Som tur är har jag en kollega, Marcus Persson, att bolla alla frågor med så jag tror att vi tillsammans kommer fixa detta till lanseringen i slutet av oktober så att hemsidan blir lika fin som de designskisser som vi har att utgå ifrån.

Trevlig sommar!

 

Klarspråk

Spring holiday. Mother's day concept

För inte så länge sedan gick jag en kurs i klarspråk som hölls av Nina Wiklander på Wikom. Det var en nyttig påminnelse om vikten av att inte göra saker mer besvärliga än vad de är.

I mitt arbete som kommunikatör försöker jag få alla mina medarbetare att förstå vikten av kommunikation och få alla bli duktigare på att kommunicera med våra kunder. Det gör vi bland annat genom att undvika krångliga texter och ha bilder som tydligt visar vad informationen handlar om.

Ser ofta i texter hur myndighetsspråket lägger krokben för läsaren. Istället för att säga rakt ut vad man vill att mottagaren ska göra så försvinner budskapet i långa meningar, invecklade lagtexter och fackspråk.

Vi fick se flera exempel på detta i kursen och vi fick också prova själva att skriva texter på ett mer klarsynt sätt. Svårt men samtidigt nödvändigt om budskapet ska nå hela vägen fram.

Ibland kan man undra om andra inom samma organisation skulle förstå det som den ena avdelningen skickar ut till sina medborgare, sa någon på kursen.

TIPS! Med hjälp av Klarspråkstestet kan du ta reda på hur begriplig en text är.

Efter kursen frågade jag Nina om hon ville ta en lunch med mig och prata om de möjligheter och utmaningar som finns inom kommunikationsområdet. Det var en mycket trevlig och intressant lunchtimma 🙂

 

Samstämmig kommunikation lirar bäst

Som kommunikatör är det viktigt att göra den information som organisationen behöver nå ut med lättillgänglig, företagsgemensam och grafiskt tydlig. När jag började på min nuvarande arbetsplats var det inte riktigt så.

Dels var det många som hanterade vardagsinformationen mot våra kunder vilket innebar att informationen var ”spretig”. Dels såg den också olika ut beroende på vem som skickade den. Viss information innehöll en tydlig avsändare, annan inte. Vissa var noga med att använda rätt typsnitt, andra inte. Andra skrev frustrerat med stora bokstäver, andra trasslade in sig i formuleringarna för att inte trampa kunderna på tårna. Och en del ombyggnadsinformation var för teknisk även för den som är van att läsa och förstå hyfsat avancerade tekniska beskrivningar. Det fanns med andra ord en hel del att ta tag i som ny på jobbet 🙂

Innehållet i det som skickades ut till våra kunder var ändå både relevant och också bra visade sig i den kartläggning som jag gjorde tillsammans med mina nya kollegor. Men, av flera olika anledningar nådde den inte hela vägen fram till kunderna. Det alla var överens om var att det krävdes en total översyn av språkbruket och framförallt hur informationen paketerades. Det gavs olika information om samma saker och det behövde vi arbeta bort.

Informationsarbetet hade med andra ord ett tydligt behov av centralisering och det fanns också stort behov av att arbeta med en gemensam kommunikationsplattform och att utveckla den grafiska profilen. Som tur är hade jag en chef som direkt var med på banan och lät mig ta mig an detta gigantiska projekt.

Nu har det gått sex år och det mesta som inte fanns på plats då, 2010, finns på plats nu, 2017. Kommunikationsarbetet är centraliserat, det finns en tydlig kommunikationspolicy, det finns en kommunikationsplan med tillhörande budget, det finns en grafisk profil att följa med mallar för de vanligast förekommande informationstillfällena, det finns ett företagsgemensamt informationsmaterial som lämnas till alla kunder och det finns framförallt en bättre förståelse för kommunikationens roll för att nå hela vägen ut till våra kunder och jag tror att allra flesta idag inser att det är en styrka att kommunicera samma saker och att göra det som ett bolag.

Blir man helt färdig med jobbet då? Nej, det blir man ju så klart inte 🙂

Kommunikation är en ständigt pågående process som behöver utveckling och omsorg. Samhället förändras och det dyker upp nya dimensioner som vi som kommunikatörer måste ta hänsyn till. Språk och kulturer exempelvis.

Den ständiga utvecklingen är en av anledningarna till att jag trivs så bra med mitt kommunikatörsarbete!

 

Mediaträning

IMG_20170517_094637_132

Kommunikation är A och O för att behålla förtroendet om (när) krisen slår till vilket kommunikationsproffset Lottie Knutsson berättade för oss kommunikatörer på SABOs ledarskapsdagar i maj.

I vardagsarbetet ser jag på media som en möjlighet att nå ut med våra företagsbudskap på ett bra sätt med pressmeddelanden och pressinformationer. Men det har hänt mycket inom journalistiken de sista åren som gör att jag behöver arbeta lite annorlunda nu mot förr. Det går snabbare. En nyhet presenteras i flera kanaler än förut vilket också gör spridningen större. Tempot är högre och resurserna inte alltid så stora på redaktionerna. Som kommunikatörer kan vi göra mycket i våra förberedelser för att hjälpa media i sin nyhetsrapportering. Vi kan vara proaktiva och se till att det finns bilder, texter och rörligt material, så att det är lätt tillgängligt när media kontaktar oss när de vill skriva om oss och våra företag.

Har gått på ett par medieutbildningar genom åren och det som är gemensamt för alla är att de trycker på vikten av att öva organisationen i kommunikation. Medieutbildningar ÄR bra och jag önskar gå dem mer ofta. Man får lära sig hur man får ut ett budskap till media på ett effektivt sätt i vardagen vilket är bra. Men de lär också ut det som är det allra viktigaste för oss kommunikatörer; kriskommunikation.

Många utbildningar leds av journalister vilket jag tycker ger bra övningar och bra feedback. I vissa utbildningar har vi som deltagit läst in oss på ett ämne och därefter intervjuats en och en framför rullande kamera av journalisten (som i det ögonblicket verkligen är journalist med allt vad det innebär!). Efter de här kaotiska och stressiga timmarna tittar vi gemensamt på intervjuerna och ger varandra tips och råd på saker som vi behöver tänka på för att klara av vårat jobb på bästa sätt i en pressad situation.

Nästan varje gång är det någon som får konstiga ”reaktioner” i de här övningarna. Fnissar när de får frågor om obehagliga situationer eller fryser till is och inte kan svara överhuvudtaget. Andra är superproffsiga. Det lustiga är att det inte alltid de som har mediekontakter som en del av sin huvudsyssla som gör sig bäst i en filmad intervju. Det är inte alltid heller kopplat till en chefsroll.

Den som gör det bäst i mina ögon är den som är påläst i ämnet och kan svara trovärdigt och ärligt på frågorna. Kroppsspråket är viktigt och att inte konstla till det. Lottie Knutsson var ett bra exempel på det som informationsansvarig på Fritidsresor i samband med tsunamin 2004.

Svara kort och koncist på det du kan svara på och svara inte om du inte har svaren är några andra saker jag tagit med mig från medieutbildningarna jag deltagit i.

Efter att ha lyssnat på Lottie Knutsson på Kommunikationsdagarna så är jag helt övertygad om att det är träning, träning, träning och åter träning som gör att vissa lyckas bättre med mediekontakter eller när krisen väl kommer. Hur det kan bli om man inte är förberedd var hennes exempel goda bevis för.

10 tips för mediekontakter

  1. Håll dig uppdaterad om om företaget du företräder.
  2. Förbered budskap i olika frågor så mycket som möjligt så att du får fram det du vill ha sagt.
  3. När journalisten kontaktar dig, var tillgänglig, men svara inte oförberedd. Be att få återkomma så du hinner läsa in dig på ämnet.
  4. Är du osäker, rådgör med en kollega eller chef om vem som är bäst lämpad att svara.
  5. Be om frågeställningarna och journalistens vinkling inför en intervju så att du kan förbereda dig på rätt sätt inför intervjun.
  6. Gäller det en skriven intervju där du blir citerad, be att få läsa artikeln och mina citat för att få en chans att korrigera fel och missuppfattningar.
  7. Om du inte kan svara på frågor som ställs så säg det, ”Jag vet inte” är ett bra svar.
  8. Ha en krishanteringsplan för kommunikationsarbetet. Öva så att rutinerna sitter!
  9. I en kris, spekulera inte. Var alltid tydlig och konkret.
  10. Vad du än gör – Ljug aldrig.

Hur blir vi bättre på att kommunicera?

Pop art style comic book panel with girl talking nonsense small talk chatter in speech bubble vector poster design illustration

Det är temat för en av gruppdiskussionerna i programmet på höstens SABO-konferens i Borås, Sociala frågor i boendet 2017, som jag har ett litet finger med i tillsammans med ett gäng glada kollegor och representanter från SABO.

I veckan sprang jag på Sherin Abdulbaky från Nyköpingshem som jag kommer att hålla en gruppdiskussionen tillsammans med. Vi har försökt boka in ett möte hela våren så det var roligt att slumpen gjorde att vi var på SABO i tisdags för att lära oss mer om hur man kan lägga upp en Boskola för sina nya kunder.

När vi såg varandra bokade vi snabbt in ett möte i slutet av maj för att lägga upp vår gemensamma gruppdiskussion:

Hur blir vi bättre på att kommunicera?

En god kommunikation är en framgångsfaktor i en verksamhet. I ett bostadsföretag möts människor med olika erfarenheter och bakgrund och det är viktigt att vi inte missförstår varandra. Hur ser våra möten med hyresgästerna ut? Vad kan vi lära oss av varandra för att bli ännu bättre på att kommunicera?

Petra Agnroth, Informationsansvarig, AB Bostäder i Borås och Sherin Abdulbaky som arbetar med integration och bosociala frågor på Nyköpingshem AB, delar med sig av sina erfarenheter och olika sätt att arbeta.

Företagskulturer som föder passion och bygger lönsamhet

20170427_142649.jpg

Sedan 2014 är jag medlem i nätverket Next & Now i Borås som drivs av Västsvenska Handelskammaren. Nu i april blev jag inbjuden till Handelskammarveckan i Göteborg där temat för dagen var företagskultur.

Eftersom ämnet var intressant och ligger så rätt i tiden just nu tog jag med mig min kollega för att lyssna och få svar på frågorna: Hur skapas en stark företagskultur med passionerade och självgående medarbetare? Hur fattas beslut och hur får man alla att gå mot samma mål utan chefer? De som leverarade svaren var Mandus Engman, Partner & Consult Netlight, Linda Hammarstrand, Director of Passion Choice Hotels samt Bengt Rodung, Grundare Findwise AB.

Såg när jag kikade in på Västsvenska Handelskammaren idag att det fanns en film upplagd från eventet. Håll tillgodo, tre spännande tankar om företagskultur 🙂

Kommunicera med hyresvärden i flera kanaler

Lät mig intervjuas i årets första nummer av AB Bostäders i kundtidning Hemma som kom ut till våra kunder i dagarna. Här är artikeln i sin helhet och det är Lisa Knutsson, journalist på vår upphandlade tidningsproducent Roxx i Vimmerby som har skrivit den.

Kommunicera med hyresvärden i flera kanaler

Kanske har du märkt att det händer grejer hos AB Bostäder. Idag kan du följa bolaget på Instagram och Facebook och under året lanseras en ny hemsida. Nytt informationsmaterial skickas ut i brevlådorna och alla som skriver nytt bostadskontrakt får ta del av en innehållsrik Bo-pärm. Allt detta enligt ett uppdaterat grafiskt manér.

Petra Agnroth är informationsansvarig på AB Bostäder. Hon berättar att man under de senaste två åren jobbat mycket med bolagets grafiska profil.

– Vi har uppdaterat våra färger och jobbar på ännu fler språk. Vi har ett nytt kommunikationskoncept där vi använder de olika färgerna och har tagit fram fler generella informationsmaterial så att man i alla bostadsområden ska mötas av likadan info. Målet är att få en tydlighet, både i varumärket och hur kunderna uppfattar AB Bostäder.

En digital mötesplats

För dig som redan bor hos AB Bostäder men vill ta del av informationen från Bo-pärmen kan göra det i en annan form på hemsidan.

– Mycket av informationen finns redan idag, annan kommer tillkomma i samband med att vi släpper den nya hemsidan, säger Petra och berättar mer om hur den är tänkt att utformas:

– Det handlar om en digital mötesplats i form av en helt ny hemsida. Målet är att den ska innehålla allt från information om våra projekt och nybyggnationer till att den ska fungera mer som ett verktyg för våra kunder. De ska kunna hantera olika typer av ärenden där, hitta blanketter och tips, läsa om vad som är aktuellt i just mitt område och kunna annonsera om lägenhetsbyten. Som en utökad version av vad Mina sidor är idag.

– Alla som nu flyttar in hos oss får en Bopärm som innehåller allt man som kund kan tänkas behöva veta om sitt boende. Där i sitter Boboken som tar upp allt från skötsel av lägenheten och hänsynsvisande till grannarna, till hur du sorterar avfall och hur du skaffar hemförsäkring. Vi vill att det ska vara tydligt vad vi förväntar oss av kunderna och vad de kan förvänta sig av oss.

Självklart kommer man fortfarande att kunna söka lägenheter, förråd och parkeringsplats där, precis som idag. Fokus på de boende Nu är också andra spännande projekt på gång, Humans of Bostäder i Borås, exempelvis.

– Vi som jobbar här och de som bor hos oss är människor, vi vill ta fokus från själva fastigheterna och rikta det mot våra kunder. Man ska känna sig stolt över att bo hos oss. Vår kundundersökning visar att 81 procent av våra hyresgäster är glada och nöjda, men vi hoppas på att nå ännu högre siffror i framtiden, säger Petra och fortsätter:

– Vi vill nyansera bilden av AB Bostäder. Det händer massor med spännande saker mellan husen. Med Humans of Bostäder i Borås vill vi låta våra boende berätta sin story. Vi är duktiga på att visa våra fastigheter men nu vi vill synliggöra människorna!

Ny bloggportal!

20160927_140855

Nu överger jag min blogg för PA Marketing och börjar blogga under mitt eget namn!

2010 startade jag min egen firma PA Marketing. Syftet med att starta eget var att jag ville hjälpa små och medelstora företag (och kanske också nya!) i sitt marknadsföringsarbete.

Hade ett par intressanta uppdrag inplanerade när jag under hösten ramlade över en jobbannons hos rekryteringsfirman Hammer & Hanborg. Det var AB Bostäder i Borås som sökte en informationsansvarig. Jag sökte tjänsten och jag fick den! Så sedan 2010 har jag fyllt på med innehåll lite då och då om vad jag har för mig på nya jobbet 🙂

Innehållet från den gamla bloggen är konverterat till den nya så att alla gamla inlägg går att läsa fortfarande.

Boboken – Allt du som hyresgäst vill veta

Bild-Boboken

Det senaste året har jag drivit ett projekt som gått ut på att profilera och professionalisera de olika stegen i kommunikationsprocessen på vår uthyrningsavdelning. Hela bolaget har involverats för att få ett proffsigt och sammanhängande informationsmaterial att lämna till våra nya hyresgäster och till våra studenter. Nu är det äntligen dags att få börja använda det!

I min kartläggning av AB Bostäders kommunikationsprocess för några år sedan var det tydligt att vi behövde strukturera upp och skapa ett material som hela bolaget kan stå för. Så under 2016 har jag arbetat med två av våra processer lite extra: Uthyrning och Boservice.

Konkret har projektet på Uthyrning mynnat ut i en beskrivning av själva kommunikationsprocessen och därefter har vår reklambyrå skapat ett enhetligt och sammanhängande informationsmaterial för processen. Det som gäller Boservice har handlat om enhetliga informationslappar och en översyn av innehållet på dem och det var klart i april 2016.

Bobutiken som äger uthyrningsfrågorna har varit en stor del i projektet som rör deras bit. Men även övriga delar i vår organisation har varit med och sagt sitt och resultatet är Boboken. Det är en gedigen produkt vi tagit fram och den är väl genomarbetad för att vara en komplett guide i boende för våra hyresgäster. Boboken innehåller fakta om lägenhetsskötsel och boende i stort men också tips och råd för att exempelvis minska sin energi- och vattenanvändning för att minska miljöpåverkan och för att spara pengar. Boboken tar med andra ord upp det mesta så det har verkligen varit viktigt att låta alla verksamhetsdelar få vara med och lämna sin input och även granska det färdiga innehållet.

Boboken kommer vara del i en Bopärm som våra uthyrare kommer att dela ut till alla nya hyresgäster med start nu i mars. I Bopärmen finns förutom boken informationsmaterial från andra aktörer som det är viktigt att hyresgästen tar kontakt med i samband med sin flytt.

BiB_Boboken_180x240_160826_LOW-2BiB_Boboken_180x240_160826_LOW-3BiB_Boboken_180x240_160826_LOW-4BiB_Boboken_180x240_160826_LOW-5

BiB_Boboken_180x240_160826_LOW-18

För att allt informationsmaterial ska hänga samman även med vårt in- och utflyttningsmaterial har vi sett över dessa delar också. Och parallellt har vi sett över kommunikationsprocessen gällande våra studenter och gjort om informationsmaterialet för att få enhetlighet även här och med det övriga materialet.

Vår reklambyrå Mecka har stått för de kreativa idéerna och för själva produktion medan min uppgift har varit den inledande uppdragsbeskrivningen samt den interna projektledningen och koordinationen.

Visst blev det fint 🙂

Kommunikatörens roll

En av kommunikatörens viktigaste uppgifter är att utveckla sina organisationer till kommunikativa organisationer säger Sveriges kommunikatörer och det kan man göra i flera olika roller. Och så har man gjort en bra uppdelning  av kommunikatörens olika roller på ett bra sätt tycker jag och delar därför rakt av med mig av texten nedan:

Välkommen till Borås!

Bild-gruppdiskussioner-konferenssajt

Vi på AB Bostäder i Borås blir värd för en nationell konferens om sociala frågor i boendet nästa år!

Det är vår branschorganisation SABO som står bakom konferensen och då kommer drygt 200 personer till oss för att utbyta erfarenheter om hur bolagen arbetar med trygghet och social utveckling.

Årets konferens pågår i Kristianstad och jag har flera kollegor på plats där just nu. Hoppas att de tar till sig nya kunskaper om sociala frågor men också samlar på sig input för hur vi gör ett bra värdskap i Borås den 19-21 september 2017.

Läs pressmeddelandet här.