Nya utmaningar!

Innan sommaren kontaktades jag av RISE angående ett nytt spännande kommunikatörsuppdrag hos dem. I början av september tackade jag ja och jag påbörjar min nya anställning  i  oktober.

RISE är Sveriges forskningsinstitut och innovationspartner och de har sitt huvudkontor här i Borås och de har runt 2 000 anställda på sina olika kontor runt om i landet.

Hösten 2017 fick RISE ett uppdrag av regeringen om att starta ett centrum här i Borås, Substitutionscentrum, som ska stödja företag, forskare och andra som har ett behov av ökad kunskap om farliga ämnen och om bättre alternativ som kan ersätta dem. Rådgivning, utbildning och kommunikation utgör de centrala delarna av verksamheten och det ska verkligen bli jättespännande att få jobba med den kommunikativa biten i centrumet 🙂

Mina förkunskaper om själva branschen är för tillfället begränsade MEN jag är expert på kommunikation och varumärkesfrågor efter så här många år i kommunikatörsyrket så jag ser framemot att bidra till att sätta både Substitutionscentrum och RISE på kartan.

Om du är intresserad av att veta mer om centrumets uppdrag så klicka gärna på länken https://www.ri.se/nyheter/rise-startar-substitutionscentrum

Jag vet redan att jag kommer sakna bostadsbranschen och att jobba inom allmännyttan MEN jag är glad över att även i fortsättningen få möjlighet att ingå i ett sammanhang där jag genom mitt uppdrag som kommunikatör kommer bidra till svenska företags viktiga hållbarhetsarbete.

Stort tack redan nu till alla fina kollegor och samarbetspartners som gjort de här 8 åren så fantastiskt roliga 🙂

/ Petra Agnroth

PS. Är du intresserad av tjänsten som Kommunikationsansvarig på AB Bostäder kan du läsa mer på Effektiv Bemanning som hjälper till med rekryteringen efter min ersättare!

 

Utbildning

Så här veckan innan semesterdags höll jag en kort liten utbildning i kommunikation. Åhörarna var ett antal tjejer och killar som ska hjälpa oss på AB Bostäder att ha personliga samtal med boende om hur källsortering och återvinning på rätt sätt leder till mindre nedskräpning och en bättre miljö då varje sak som slängs tas om hand på rätt sätt.

Vi har ju arbetat otroligt mycket med värderingar här på AB Bostäder och det är ett uppdrag som jag har haft som en del av min vardag under många år nu. Jag har pratat för både stora och små grupper om företagskultur och värderingar och om hur de påverkar ett företag antingen på ett bra sätt eller på ett mindre bra sätt. Vi har kommit långt internt men jag tycker att det också är viktigt att de personer som kommer utifrån och gör uppdrag i vårt namn får en grundkunskap om det bolag som dem representerar. Och att vi talar om på vilket sätt vi vill att dem ska representera oss.

I Borås har vi sorterat i svarta och vita påsar sedan i början av 90-talet. Ändå är det inte självklart för alla boråsare att matavfallet ska i den svarta och sådant som inte är återvinningsbart men brännbart, ska i den vita. Återvinningscentraler för grovavfall och farligt avfall finns det fem av i staden men återvinningsstationerna där du kan slänga pappers- och plastförpackningar, glas, metall, tidningar och ibland även textilier finns det minst en eller två av i respektive stadsdel. I just den här som vi ska arbeta i med det här gänget finns det ingen. Därav en del av problematiken med nedskräpning och därav vikten att förse de boende med rätt förutsättningar och kunskap för att kunna göra det som förväntas av dem i avfallssystemet.

I det här området finns ett miljöhus men det används inte som det är avsett. Med våra dialoger med boende avser vi att höja kunskapen och ändra ett negativt beteende till ett positivt beteende så att återvinningen fungerar som den ska hela vägen och att skräpet hamnar på rätt ställe och INTE på marken utanför huset eller i trapphusen då det är förbjudet på grund av utrymningsvägar i händelse av brand kan blockeras.

Varför har vi arbetat med värdegrunden och vad värdeorden betyder för oss? Det känner jag är viktigt att lyfta fram innan dialogen med våra boende kan börja.

I det interna arbetet har jag återkommande lyft upp att det inte är vår logotype som är varumärket utan att det är vi som är anställda som är varumärket. Logotypen är förvisso en symbol och en signal för att känna igen oss men HUR vi som anställda bemöter vår omvärld när vi representerar vårat bolag är det som betyder något för den som vi möter.

Proffsiga, Utvecklande, Kundorienterade och Ansvarsfulla – det är våra kärnvärden. Och dem lever vi efter i vår vardag berättade jag för våra nya ”kommunikatörskollegor”.

Det är också viktigt att ge en bredare beskrivning av varför vi vill ta extern hjälp överhuvudtaget. Så jag började med att backa tillbaka bandet ett par år. Förklarade bakgrunden till miljöhuset, hur det hade fungerat från början och vilka framgångsfaktorerna var då samt berättade om varför vi på AB Bostäder tror att det inte fungerar längre och varför vi vill göra ett omtag.

De traditionella sätten att sätta upp lappar i trapphuset och lägga en lapp i varje brevlåda har vi märkt varit meningslöst. Den bästa effekten för att nå fram är att göra det i ett personligt möte där man kan prata om problemet och om hur man tillsammans kan lösa det. Att vi har boende hos oss som talar mer än 70 språk gör kommunikationsarbetet komplext.

Men, under två år framöver har vi nu en unik chans att kommunicera smart i frågor som är viktiga för oss. Detta genom en satsning som Borås Stad gör på Stadsdelsvärdar.

Nu kommer vi och andra aktörer ha tillgång till nästan 30 tjejer och killar i tre av våra stadsdelar som tillsammans talar 19 språk. Det innebär en fantastisk möjlighet vad gäller att använda det personliga mötet som kommunikationsform 😊

För att ge en liten boost till de tjejer och killar som ska genomföra sitt första uppdrag för oss på AB Bostäder gav jag dem 9 tips att tänka på gällande ett bra kundbemötande. Åtta av dem hittade jag faktiskt rakt av via en blogg skriven av Håkan Fleischer som jag tyckte beskrev kundbemötandet och kundupplevelsen på ett fint sätt. Den sista punkten fick jag från min duktiga kollega, kundservicechef Madeleine Carlsson.

  1. Le, och le med hela ansiktet. Le så att musklerna runt ögonen aktiveras. Tänk på skillnaden mellan hur agerar när du hälsar på någon du känner, respektive på någon du känner. Försök agera som om det verkligen är en vän som möter dig.
  2. Försök ha energi i kroppsspråket. När vi tycker om något, vaknar energin i kroppen. Genom att visa att du har energi, visar du också ett åtminstone potentiellt intresse för den andra.
  3. Lyssna. Det räcker inte att du hör vad den andre säger. Lyssna.
  4. Repetera. Ge uppmuntrande signaler och visa att du har lyssnat genom att upprepa vad motparten sagt.
  5. Ställ en öppen fråga, så motparten känner sig lyssnad på och vill prata mer (om det är lämpligt).
  6. Använd motpartens namn om lämpligt. Intressera dig för det. Upprepa det. Fråga hur det stavas eller uttalas om det är lämpligt. Varifrån kommer det? Namnet är det mest personliga vi har – använd det.
  7. Använd ditt minne. Försök komma lägga något på minnet från varje möte, om det är viktigt. Återknyt till det. Det är lika enkelt som effektivt.
  8. Framför allt, och kanske det viktigaste: Ha som ambition att få människor att känna sig lite mer tillfreds med sitt liv efter sitt möte med dig än innan.
  9. Om du inte kan svara på frågan du får från den du pratar med – Hänvisa alltid vidare med ett leende!

Det här var tips som alla deltagarna kunde relatera till. Det sista tipset tog vi lite extra fasta på och skapade en rutin för uppdraget för hur vi ska göra med återkoppling till kunden i de fall värdarna inte själva kan svara på frågan. Återkoppling är en viktig del för kundnöjdheten.

Innan vi gick in i själva kunskapsblocket gick jag igenom informationsmaterialet som vi har tagit fram sedan tidigare och berättade om hur det är tänkt att användas.

Avslutningsvis fick jag superfin hjälp av en man i sällskapet med att berätta mer på djupet om hur källsortering och återvinning fungerar vilket var nyttigt för oss alla.

Poängterade återigen på slutet, vikten av att alla är tvungna att lära sig materialet som de ska tala om men också hur viktigt det är att de på egenhand läser på om vad som ska slängas och återvinnas var. Det ökar trovärdigheten och inger förtroende hos de boende om de är duktiga på det som dem pratar om. Samt så får de inte lov att förmedla annat än det vi på AB Bostäder vill förmedla i frågan. 😊

Syftet med hela insatsen är att vi snabbt ska kunna se en effekt i bostadsområdet när första omgången möten är klara. Så nu nu håller mina kollegor och jag tummarna för goda resultat när vi kommer tillbaka till jobbet om ett par veckor!

Effektivt i inkorgen

young business woman corporate executive relaxing sitting on a chair in the open air outdoors

Jag är duktig användare av hela Microsoft Officepaketet. Men det fanns massa saker som jag inte hade en aning om ens existerade i mailprogrammet Outlook. Så det blev några Halleluja-moments även för mig på utbildningen jag och mina kollegor gick för några veckor sedan. Delar med mig av tre bra tips som sparar tid och effektiviserar arbetet 🙂

Tre favorittips!

Använd sökmappar i stället för att göra egna mappar. De egna mapparna är svårare att söka i än de sökmappar som du lägger till själv. Ange kriterier och när sökmappen skapats kan du lägga den i dina favoriter. Du kan ha en mailadress, ett ämne eller ett specifikt ord som sökmappskriterie. Otroligt smart och användbart!

Stäng av skrivbordsavisering och det irriterande plinget när det kommer nya mail för att slippa avbrott i ditt arbete. Det tar flera minuter innan du får tillbaka ditt fokus efter ett avbrott och även ett litet oskyldigt mailpling har samma effekt som om telefonen ringer. Dessutom, om du har en presentation eller dragning på storbildsskärmen, slipper du visa dina inkommande meddelanden eller påminnelser för dina åhörare 🙂

Boka in möten via schemaväljaren. Här ser du snabbt och enkelt vilka kollegor som finns tillgängliga för ett möte. Dem du lägger till syns kalendrarna för och är de upptagna ser du det direkt samt får tips på nästa lediga tid. När du bokar möte så var noga med hur du sätter status, ”Ledig” betyder att du är tillgänglig för möten, ”Upptagen” att du inte är det, ”Frånvarande” att du inte är på kontoret och ”Arbetar på annan plats” att du jobbar från hemmet exempelvis.

 

 

 

Klarspråk

Spring holiday. Mother's day concept

För inte så länge sedan gick jag en kurs i klarspråk som hölls av Nina Wiklander på Wikom. Det var en nyttig påminnelse om vikten av att inte göra saker mer besvärliga än vad de är.

I mitt arbete som kommunikatör försöker jag få alla mina medarbetare att förstå vikten av kommunikation och få alla bli duktigare på att kommunicera med våra kunder. Det gör vi bland annat genom att undvika krångliga texter och ha bilder som tydligt visar vad informationen handlar om.

Ser ofta i texter hur myndighetsspråket lägger krokben för läsaren. Istället för att säga rakt ut vad man vill att mottagaren ska göra så försvinner budskapet i långa meningar, invecklade lagtexter och fackspråk.

Vi fick se flera exempel på detta i kursen och vi fick också prova själva att skriva texter på ett mer klarsynt sätt. Svårt men samtidigt nödvändigt om budskapet ska nå hela vägen fram.

Ibland kan man undra om andra inom samma organisation skulle förstå det som den ena avdelningen skickar ut till sina medborgare, sa någon på kursen.

TIPS! Med hjälp av Klarspråkstestet kan du ta reda på hur begriplig en text är.

Efter kursen frågade jag Nina om hon ville ta en lunch med mig och prata om de möjligheter och utmaningar som finns inom kommunikationsområdet. Det var en mycket trevlig och intressant lunchtimma 🙂

 

Samstämmig kommunikation lirar bäst

Som kommunikatör är det viktigt att göra den information som organisationen behöver nå ut med lättillgänglig, företagsgemensam och grafiskt tydlig. När jag började på min nuvarande arbetsplats var det inte riktigt så.

Dels var det många som hanterade vardagsinformationen mot våra kunder vilket innebar att informationen var ”spretig”. Dels såg den också olika ut beroende på vem som skickade den. Viss information innehöll en tydlig avsändare, annan inte. Vissa var noga med att använda rätt typsnitt, andra inte. Andra skrev frustrerat med stora bokstäver, andra trasslade in sig i formuleringarna för att inte trampa kunderna på tårna. Och en del ombyggnadsinformation var för teknisk även för den som är van att läsa och förstå hyfsat avancerade tekniska beskrivningar. Det fanns med andra ord en hel del att ta tag i som ny på jobbet 🙂

Innehållet i det som skickades ut till våra kunder var ändå både relevant och också bra visade sig i den kartläggning som jag gjorde tillsammans med mina nya kollegor. Men, av flera olika anledningar nådde den inte hela vägen fram till kunderna. Det alla var överens om var att det krävdes en total översyn av språkbruket och framförallt hur informationen paketerades. Det gavs olika information om samma saker och det behövde vi arbeta bort.

Informationsarbetet hade med andra ord ett tydligt behov av centralisering och det fanns också stort behov av att arbeta med en gemensam kommunikationsplattform och att utveckla den grafiska profilen. Som tur är hade jag en chef som direkt var med på banan och lät mig ta mig an detta gigantiska projekt.

Nu har det gått sex år och det mesta som inte fanns på plats då, 2010, finns på plats nu, 2017. Kommunikationsarbetet är centraliserat, det finns en tydlig kommunikationspolicy, det finns en kommunikationsplan med tillhörande budget, det finns en grafisk profil att följa med mallar för de vanligast förekommande informationstillfällena, det finns ett företagsgemensamt informationsmaterial som lämnas till alla kunder och det finns framförallt en bättre förståelse för kommunikationens roll för att nå hela vägen ut till våra kunder och jag tror att allra flesta idag inser att det är en styrka att kommunicera samma saker och att göra det som ett bolag.

Blir man helt färdig med jobbet då? Nej, det blir man ju så klart inte 🙂

Kommunikation är en ständigt pågående process som behöver utveckling och omsorg. Samhället förändras och det dyker upp nya dimensioner som vi som kommunikatörer måste ta hänsyn till. Språk och kulturer exempelvis.

Den ständiga utvecklingen är en av anledningarna till att jag trivs så bra med mitt kommunikatörsarbete!

 

Mediaträning

IMG_20170517_094637_132

Kommunikation är A och O för att behålla förtroendet om (när) krisen slår till vilket kommunikationsproffset Lottie Knutsson berättade för oss kommunikatörer på SABOs ledarskapsdagar i maj.

I vardagsarbetet ser jag på media som en möjlighet att nå ut med våra företagsbudskap på ett bra sätt med pressmeddelanden och pressinformationer. Men det har hänt mycket inom journalistiken de sista åren som gör att jag behöver arbeta lite annorlunda nu mot förr. Det går snabbare. En nyhet presenteras i flera kanaler än förut vilket också gör spridningen större. Tempot är högre och resurserna inte alltid så stora på redaktionerna. Som kommunikatörer kan vi göra mycket i våra förberedelser för att hjälpa media i sin nyhetsrapportering. Vi kan vara proaktiva och se till att det finns bilder, texter och rörligt material, så att det är lätt tillgängligt när media kontaktar oss när de vill skriva om oss och våra företag.

Har gått på ett par medieutbildningar genom åren och det som är gemensamt för alla är att de trycker på vikten av att öva organisationen i kommunikation. Medieutbildningar ÄR bra och jag önskar gå dem mer ofta. Man får lära sig hur man får ut ett budskap till media på ett effektivt sätt i vardagen vilket är bra. Men de lär också ut det som är det allra viktigaste för oss kommunikatörer; kriskommunikation.

Många utbildningar leds av journalister vilket jag tycker ger bra övningar och bra feedback. I vissa utbildningar har vi som deltagit läst in oss på ett ämne och därefter intervjuats en och en framför rullande kamera av journalisten (som i det ögonblicket verkligen är journalist med allt vad det innebär!). Efter de här kaotiska och stressiga timmarna tittar vi gemensamt på intervjuerna och ger varandra tips och råd på saker som vi behöver tänka på för att klara av vårat jobb på bästa sätt i en pressad situation.

Nästan varje gång är det någon som får konstiga ”reaktioner” i de här övningarna. Fnissar när de får frågor om obehagliga situationer eller fryser till is och inte kan svara överhuvudtaget. Andra är superproffsiga. Det lustiga är att det inte alltid de som har mediekontakter som en del av sin huvudsyssla som gör sig bäst i en filmad intervju. Det är inte alltid heller kopplat till en chefsroll.

Den som gör det bäst i mina ögon är den som är påläst i ämnet och kan svara trovärdigt och ärligt på frågorna. Kroppsspråket är viktigt och att inte konstla till det. Lottie Knutsson var ett bra exempel på det som informationsansvarig på Fritidsresor i samband med tsunamin 2004.

Svara kort och koncist på det du kan svara på och svara inte om du inte har svaren är några andra saker jag tagit med mig från medieutbildningarna jag deltagit i.

Efter att ha lyssnat på Lottie Knutsson på Kommunikationsdagarna så är jag helt övertygad om att det är träning, träning, träning och åter träning som gör att vissa lyckas bättre med mediekontakter eller när krisen väl kommer. Hur det kan bli om man inte är förberedd var hennes exempel goda bevis för.

10 tips för mediekontakter

  1. Håll dig uppdaterad om om företaget du företräder.
  2. Förbered budskap i olika frågor så mycket som möjligt så att du får fram det du vill ha sagt.
  3. När journalisten kontaktar dig, var tillgänglig, men svara inte oförberedd. Be att få återkomma så du hinner läsa in dig på ämnet.
  4. Är du osäker, rådgör med en kollega eller chef om vem som är bäst lämpad att svara.
  5. Be om frågeställningarna och journalistens vinkling inför en intervju så att du kan förbereda dig på rätt sätt inför intervjun.
  6. Gäller det en skriven intervju där du blir citerad, be att få läsa artikeln och mina citat för att få en chans att korrigera fel och missuppfattningar.
  7. Om du inte kan svara på frågor som ställs så säg det, ”Jag vet inte” är ett bra svar.
  8. Ha en krishanteringsplan för kommunikationsarbetet. Öva så att rutinerna sitter!
  9. I en kris, spekulera inte. Var alltid tydlig och konkret.
  10. Vad du än gör – Ljug aldrig.

Företagskulturer som föder passion och bygger lönsamhet

20170427_142649.jpg

Sedan 2014 är jag medlem i nätverket Next & Now i Borås som drivs av Västsvenska Handelskammaren. Nu i april blev jag inbjuden till Handelskammarveckan i Göteborg där temat för dagen var företagskultur.

Eftersom ämnet var intressant och ligger så rätt i tiden just nu tog jag med mig min kollega för att lyssna och få svar på frågorna: Hur skapas en stark företagskultur med passionerade och självgående medarbetare? Hur fattas beslut och hur får man alla att gå mot samma mål utan chefer? De som leverarade svaren var Mandus Engman, Partner & Consult Netlight, Linda Hammarstrand, Director of Passion Choice Hotels samt Bengt Rodung, Grundare Findwise AB.

Såg när jag kikade in på Västsvenska Handelskammaren idag att det fanns en film upplagd från eventet. Håll tillgodo, tre spännande tankar om företagskultur 🙂

Boboken – Allt du som hyresgäst vill veta

Bild-Boboken

Det senaste året har jag drivit ett projekt som gått ut på att profilera och professionalisera de olika stegen i kommunikationsprocessen på vår uthyrningsavdelning. Hela bolaget har involverats för att få ett proffsigt och sammanhängande informationsmaterial att lämna till våra nya hyresgäster och till våra studenter. Nu är det äntligen dags att få börja använda det!

I min kartläggning av AB Bostäders kommunikationsprocess för några år sedan var det tydligt att vi behövde strukturera upp och skapa ett material som hela bolaget kan stå för. Så under 2016 har jag arbetat med två av våra processer lite extra: Uthyrning och Boservice.

Konkret har projektet på Uthyrning mynnat ut i en beskrivning av själva kommunikationsprocessen och därefter har vår reklambyrå skapat ett enhetligt och sammanhängande informationsmaterial för processen. Det som gäller Boservice har handlat om enhetliga informationslappar och en översyn av innehållet på dem och det var klart i april 2016.

Bobutiken som äger uthyrningsfrågorna har varit en stor del i projektet som rör deras bit. Men även övriga delar i vår organisation har varit med och sagt sitt och resultatet är Boboken. Det är en gedigen produkt vi tagit fram och den är väl genomarbetad för att vara en komplett guide i boende för våra hyresgäster.

Boboken innehåller fakta om lägenhetsskötsel och boende i stort men också tips och råd för att exempelvis minska sin energi- och vattenanvändning för att minska miljöpåverkan och för att spara pengar. Boboken tar med andra ord upp det mesta så det har verkligen varit viktigt att låta alla verksamhetsdelar få vara med och lämna sin input och även granska det färdiga innehållet.

Boboken kommer vara del i en Bopärm som våra uthyrare kommer att dela ut till alla nya hyresgäster med start nu i mars. I Bopärmen finns förutom boken informationsmaterial från andra aktörer som det är viktigt att hyresgästen tar kontakt med i samband med sin flytt.

BiB_Boboken_180x240_160826_LOW-2BiB_Boboken_180x240_160826_LOW-3BiB_Boboken_180x240_160826_LOW-4BiB_Boboken_180x240_160826_LOW-5

BiB_Boboken_180x240_160826_LOW-18

För att allt informationsmaterial ska hänga samman även med vårt in- och utflyttningsmaterial har vi sett över dessa delar också. Och parallellt har vi sett över kommunikationsprocessen gällande våra studenter och gjort om informationsmaterialet för att få enhetlighet även här och med det övriga materialet.

Vår reklambyrå Mecka har stått för de kreativa idéerna och för själva produktion medan min uppgift har varit den inledande uppdragsbeskrivningen samt den interna projektledningen och koordinationen.

Visst blev det fint 🙂

Kommunikatörens roll

En av kommunikatörens viktigaste uppgifter är att utveckla sina organisationer till kommunikativa organisationer säger Sveriges kommunikatörer och det kan man göra i flera olika roller. Och så har man gjort en bra uppdelning  av kommunikatörens olika roller på ett bra sätt tycker jag och delar därför rakt av med mig av texten nedan:

Ett coachande förhållningssätt

Check List concept with young woman

För några år sedan var det lite för mycket på gång samtidigt och jag behövde hitta ett sätt att frigöra tid för mig själv och mina projekt. Fick då möjlighet att gå en fantastisk bra kurs som syftade till att utveckla ett coachande förhållningssätt för att bättre kunna stödja organisationen i kommunikationsfrågor.

Kursen var uppdelad på tre tillfällen och den leddes av Ann Jönsson, JustDoIt, som tidigare varit kommunikationschef på bland annat Telia.

I kursen gjorde vi mängder av övningar och jag lärde mig att förstå min egen och även andras kommunikationsstilar. Vi fick också utveckla vår förmåga att coacha oss själva genom att öva på varandra. Eftersom vi som gick kursen alla hade olika kommunikationsstilar enligt den DISC-analys som vi fick göra kunde vi verkligen analysera ner på minsta nivå.

Du som har den här kommunikationsstilen… Hur uppfattar du mig och min kommunikationsstil Behöver nog inte säga mer än att det var jättenyttigt.

Som de flesta kommunikatörer är jag mån om att göra ett bra jobb och i kombination med att inte alltid ha förmågan att säga nej kan det bli jobbigt. Tillslut växer högen av projekt och det blir allt svårare att prioritera bland dem.

Visst går det att göra leveransen men ofta inte till den kvalitet som man själv känner att man är nöjd med och ofta lite senare än vad som önskats av beställaren.

Men genom att vara mer coachande idag i min vardag de senaste åren än vad jag var de första åren av min karriär släpper jag oftare taget om detaljerna och de små delarna och fokuserar mer på helheten.

Genom att göra det märker jag stor skillnad i mitt sätt att jobba och det frigör tid för att också kunna fokusera mer på den strategiska delen av kommunikationsarbetet. Det som är framåtriktat och det som är utvecklande för organisationen.

Jag brukar förklara mitt arbetssätt som att jag hjälper mina kollegor att komma en liten bit längre på egen hand. Som ny kommunikatör sög jag som sagt åt mig allt. Ofta blev jag bara kort briefad av min beställare vilket mitt sätt att se på det nu är det samma som att börja från ett helt blankt papper.

För att få ordning på detaljerna och delarna blev det blev ett himla bollande fram och tillbaka som var tidskrävande, ineffektivt och kvalitetssänkande. Idag säger jag nej till den här typen av ”lunschrumsbrifer”. Jag ber istället mina kollegor att boka in ett möte med mig och så pratar vi om vad det är som behöver genomföras. Jag har ett gäng ”ryggmärgsfrågor” som jag alltid ställer när vi pratar bland annat: Vad ska du kommunicera, vem är mottagare, hur tänker du kommunicera detta och när i tiden behöver detta ske?

När mötet är slut summerar och ber om att få alla detaljer och smådelarn mailade till mig. Därefter börjar min kreativa del i uppdraget. Nu har jag ett helt dokument med information att utgå ifrån där min beställare har varit tvungen att tänka till om den tänkta outputen samt också med en tydlig deadline. Att det blir snabbare och mer träffsäkra leveranser är självfallet en stor bonus.

Från att ha jobbat mycket med olika varianter av samma dokument har jag också försökt att övergå till mer standardiserade enheter. De mer specifika detaljerna om exempelvis ett ombyggnadsprojekt får nu hamna i ett bifogat förformulart brev som är enkelt för våra projektledare att själva ändra i. Och eftersom materialet är generellt kan de själva göra repeatordrar hos tryckeriet.

Handlar det om större kommunikationsinsatser vänder jag mig till vår reklambyrå. Har tagit fram en speciell mall för en mer omfattande brief och den brukar jag låta min uppdragsgivare fylla i så långt som det är möjligt när det gäller bakgrunden och de specifika detaljerna. När det kommer till de kommunikativa utmaningarna så brukar vi göra den analysen tillsammans. I mötet med reklambyrån har vi ett relativt komplett underlag för uppdraget och ibland kan vi också komplettera den med en tillhörande budget. På så sätt sparar vi också tid och jobbar effektivt med vår byrå i de inledande skedet.

Det absolut viktigaste för att nå dit vi vill är att vi som beställare själva från början tänkt igenom vad det är vi vill att reklambyrån ska hjälpa oss att lösa för problem. När offerten är godkänd och arbetet drar igång är jag alltid bekväm med att det som kommer levereras när deadline är nådd är det vi som uppdragsgivare har efterfrågat.

Hade en chef en gång som mitt i ett möte ganska bryskt sa till byrån att ”vi” måste bli duktigare på att beställa från dem. Då svarade byrån snabbt att det inte är många kunder som är lika duktiga beställare som vi är och att vi alltid kommer mycket väl förberedda till dem både vad gäller innehåll och budget vilket gör att det är enkelt att jobba tillsammans med oss som kund. Det kändes bra att höra och jag tar det som ett kvitto på att jag arbetar på rätt sätt 🙂

Om att fatta beslut

shutterstock_150555248

Har haft många chefer genom åren. Alla med sina olika personligheter och ledarskapsstilar. En av dem sticker ut lite från de övriga och om jag någongång blir chef så är hen min förebild!

Jag lärde mig massor under tiden vi arbetade tillsammans. Bland annat att hålla skrivbordet rent när det egentligen borde vara tvärtom… Hur, undrar du nu och svaret är enkelt men samtidigt otroligt svårt när man har många som rycker i en men här är en strategi som faktiskt kan lyckas om man är konsekvent med att använda den.

Många skriver ut papper efter papper och låter dem klä skrivbordet. Min chef gjorde tvärtom och om en utskrift var nödvändig var den bara det en kort stund innan den åkte i pappersåtervinningen. I möten togs anteckningarna direkt i datorn och sekunden efter mötet var klart mailades dem ut till alla deltagare. När vi kom tillbaka kunde vi med andra ord börja jobba med våra nya punkter direkt. De punkter som vi rapporterade som klara var klara och diskuterades inte mer.

Chefen gav oss stort förtroende och utrymme. Förutom de på övergripande nivå, fanns få rutiner, riktlinjer eller facit för hur vi skulle gå tillväga med våra specifika arbetsuppgifter. Det var en trevlig miljö att arbeta i och innebar att man kunde använda sin kreativitet fullt ut efter egen kapacitet och förmåga.

De mer eller mindre stora problem som uppkommit på vägen i mitt arbete löste jag själv så långt det var möjligt med mina interna och externa kontakter. Om inte bollade jag problemet med chefen som hade en lapp klistrad på sin dator:

När det inte finns mer information att få, fatta ett beslut.

Och den principen efterlevdes tillslut även av mig själv då jag ofta var ensam på kontoret och var tvungen att fatta beslut på stående fot ibland. Litade mycket till min magkänsla och om jag var osäker på om jag fattat rätt beslut så kom alltid den här frågan från chefen när jag hade tillfälle att prata om det: Fanns det mer information att få i frågan? Om svaret var nej så släppte vi den tills det dök upp ny information i ärendet. Ofta gjorde det inte det.

Min chef lät mig verkligen flyga högt de år som vi jobbade tillsammans. När vår tid var över blev jag så rörd över orden på avtackningen att jag nästan fällde en tår:

Petra du är en av de modigaste personer jag jobbat tillsammans med och jag är så imponerad över hur du har tagit dig an ditt arbete med tanke på att jag varit borta så mycket. Du har bara löst allt hela tiden och det är så synd att du lämnar oss! Du har varit en klippa.

Det var ord som värmde och ord som jag haft med mig sedan dess 🙂

Att vara kommunikatör

pix-cbbv2n.jpg

När jag tänker på vad det har inneburit för mig att arbeta som kommunikatör så slutar det alltid med att rollen är utvecklande och att den ena dagen sällan är den andra lik.

För att utföra arbetet professionellt och effektivt krävs att kommunikatören tycker om att lära sig/sätta sig in i ämnesområden utanför den egna professionen. Och att det finns förmåga att göra det ganska snabbt för att inte tappa fart i projektet.

Om jag kunde önska fritt skulle jag vilja vara en fluga på väggen redan på det första mötet i ett projekt för att kunna höra även det som lämnas kvar i rummet när uppdraget hamnar på mitt bord.

För redan när besluten fattas så har det en påverkan på hur det sedan ska kommuniceras. Om jag vet lite mer samt har hört alla resonemang och avväganden kan jag själv snabbare kan göra göra rätt avväganden när jag i min tur ska dela med mig av den till andra. Oavsett om det är inom den egna organisationen eller utanför den.

När jag medverkar i olika typer av möten krävs det av mig att jag är den i rummet som hela tiden tar på mig rollen att tänka ett steg längre än övriga. I slutet av ett projekt finns ju en produkt med saker som man ska förmedla till andra och då behöver man så klart se helheten på ett ganska tidigt stadium.

Att ha ett öppet sinne för alla de olikheter och bakgrunder som människor har – och att man har förståelse för hur det påverkar förmågan att ta till sig den information som lämnas till dem, oavsett form och media, tycker jag är en viktig del i en kommunikatörs vardag samt att kunna förmå övriga i organisationen att förstå vikten av detta.

Sen finns det en hel del andra saker att ta ställning till också; lagar och regler till exempel. Precis som i andra yrkesroller finns också en ekonomi att ta hänsyn till. Det är inte alltid man kan ”räkna hem” en kommunikaitonsinsats i pengar. Ibland kan det vara ett beteende man vill förändra eller förstärka och det tar tid att se den långsiktiga effekten av det.

Sveriges Kommunikatörer samlar fakta och information om kommunikatörens arbete och roll på sin hemsida som jag tycker bra beskriver vad man på lite olika sätt möts av i sin vardag som kommunikatör. Har valt att kopiera in hela stycket nedan.

Att vara kommunikatör

Kommunikatörens profession inrymmer allmänbildning och goda kunskaper i kommunikationsteori och inom olika kompetensområden som finns beskrivna nedan. Olika befattningar kräver antingen hela eller delar av dessa kompetensområden. För kommunikatörer med specialistbefattning krävs oftast fördjupning inom ett eller flera områden.

Kommunikatören lägger upp sitt arbete efter en modell som är vanlig inom många yrkesområden:

  •     analys
  •     planering
  •     genomförande
  •     uppföljning/utvärdering

En viktig egenskap hos kommunikatören är förmåga att skapa goda relationer och därmed också få andra i organisationen att vara delaktiga i kommunikationsarbetet.

Kommunikationsteori/strategisk kommunikation

Kommunikationsteori är ett sammanfattande, tvärvetenskapligt begrepp för teorier inom språk, psykologi, sociologi, socialpsykologi och pedagogik.

Kommunikationsteori med inriktning på planerad kommunikation omfattar både dialog mellan människor och masskommunikation. Den fokuserar på det strategiska användandet av kommunikation och på vilka effekter man uppnår. Metoder för omvärldsanalys och problemdefiniering, målgruppsanalys, kanalval och budskapsutformning bildar kärnan i en kommunikatörs kompetens.

Omvärldsanalys

Omvärldsanalys handlar om att förstå skeenden, helheter och sammanhang inom olika delar av näringsliv och samhälle. I företagsledningens situationsbedömning dominerar i allmänhet marknads- och konkurrensanalys samt ekonomisk och teknisk analys. Genom att förse ledningen med sammanhang och trender inom opinionsbildning och debatt kan organisationen ta beslut som uppnår målen fortare och effektivare.

Samhällskunskap

Kunskapen om samhället och samhällsdebatten utgör grunden för effektivt arbete med att förvalta och utveckla organisationens handlingsutrymme. Kommunikatören bör känna till samhällets olika organisationer och ha insikt i ämnen som samhällskunskap, statsvetenskap, nationalekonomi och kulturgeografi.

Företagsekonomi

För att förstå de affärsmässiga grunderna för verksamheten, och för att kunna delta i ledningsgruppens diskussioner och beslut och förstå de ekonomiska sambanden måste kommunikatören ha grundläggande kunskaper i företagsekonomi. Baskunskaper i ekonomisk redovisning behövs för att kunna informera om organisationens ekonomiska utveckling samt för att kunna göra realistiska kostnadskalkyler och följa upp budget i projekt inom kommunikationsverksamheten.

Juridik

Ett flertal lagar och regelverk utgör en av ramarna för professionell kommunikationsverksamhet. Exempel på sådana är:

  •     Aktiebolagslagen
  •     Tryckfrihetsförordningen med offentlighetsprincipen och meddelarskyddet
  •     Spelregler för press, radio och TV
  •     Marknadsföringslagen
  •     Konkurrenslagen
  •     Medierätt
  •     Upphovsrätt
  •     Datalagstiftning

Strategi och taktik

För att kommunikatören ska kunna medverka i ledningens strategidiskussioner och vägval krävs insikt om och förmåga att påverka motiv, bakgrund och arbetsmodeller för organisationens planering och beslut. Strategiska beslut styrs av kommersiella bedömningar, av hänsyn till samhällsdebatt, opinioner, värderingar och organisationens förtroendekapital, samt av förmodad politisk utveckling under överblickbar period.

Ledarskap/management

Kunskap om ledarrollen, om styrmodeller och bevekelsegrunderna bakom dessa är av stort värde för en kommunikatör. Kommunikationschefen ska kunna bidra till ledarskapet och verksamhetsutvecklingen i en organisation genom sin specialistkompetens som kommunikatör liksom genom sin generalistkompetens inom företagsledning.

Krishantering

I praktiskt taget varje verksamhet uppstår olika typer av krissituationer. Kommunikation spelar alltid en viktig roll i dessa sammanhang. Förebyggande åtgärder i form av riskanalyser, planer och manualer samt förmåga att tidigt identifiera en krissituation och hantera kommunikationen hör till kommunikatörens kompetens- och ansvarsområden.

Digital utveckling

Den digitala utvecklingen står i fokus i dagens kommunikationsverksamhet. Kommunikatören måste vara tillräckligt allmänbildad inom området för att förstå hur det påverkar organisationen och hur nya metoder och kanaler kan användas för att utveckla och effektivisera kommunikationsverksamheten. Kommunikatören är också ofta beställare och kravställare av system som kräver viss IT-kompetens.

Interkulturell kommunikation

Internationella kontakter förutsätter också förståelse för vår egen kulturella identitet i förhållande till andra kulturer. Detta gäller bland annat uppträdande, kulturkoder, vårt sätt att uttrycka oss och förmåga att analysera de specifika internationella sammanhang som en organisation verkar i.

Interkulturell kommunikation bygger på forskning inom socialantropologi, sociologi, psykologi och lingvistik. För en kommunikatör är området viktigt, inte minst mot bakgrund av den ökande internationaliseringen där olika kulturer möts.

Statistik/utvärdering

För ett professionellt arbete inom intern och extern kommunikation behöver kommunikatören tillgång till korrekta basfakta – dels för att kunna sätta realistiska mål, dels för att se till att arbetet blir välriktat samt för att kunna följa upp och utvärdera genomförda insatser.

Läs mer