Effektivt i inkorgen

young business woman corporate executive relaxing sitting on a chair in the open air outdoors

Jag är duktig användare av hela Microsoft Officepaketet. Men det fanns massa saker som jag inte hade en aning om ens existerade i mailprogrammet Outlook. Så det blev några Halleluja-moments även för mig på utbildningen jag och mina kollegor gick för några veckor sedan. Delar med mig av tre bra tips som sparar tid och effektiviserar arbetet 🙂

Tre favorittips!

Använd sökmappar i stället för att göra egna mappar. De egna mapparna är svårare att söka i än de sökmappar som du lägger till själv. Ange kriterier och när sökmappen skapats kan du lägga den i dina favoriter. Du kan ha en mailadress, ett ämne eller ett specifikt ord som sökmappskriterie. Otroligt smart och användbart!

Stäng av skrivbordsavisering och det irriterande plinget när det kommer nya mail för att slippa avbrott i ditt arbete. Det tar flera minuter innan du får tillbaka ditt fokus efter ett avbrott och även ett litet oskyldigt mailpling har samma effekt som om telefonen ringer. Dessutom, om du har en presentation eller dragning på storbildsskärmen, slipper du visa dina inkommande meddelanden eller påminnelser för dina åhörare 🙂

Boka in möten via schemaväljaren. Här ser du snabbt och enkelt vilka kollegor som finns tillgängliga för ett möte. Dem du lägger till syns kalendrarna för och är de upptagna ser du det direkt samt får tips på nästa lediga tid. När du bokar möte så var noga med hur du sätter status, ”Ledig” betyder att du är tillgänglig för möten, ”Upptagen” att du inte är det, ”Frånvarande” att du inte är på kontoret och ”Arbetar på annan plats” att du jobbar från hemmet exempelvis.

 

 

 

Samstämmig kommunikation lirar bäst

Som kommunikatör är det viktigt att göra den information som organisationen behöver nå ut med lättillgänglig, företagsgemensam och grafiskt tydlig. När jag började på min nuvarande arbetsplats var det inte riktigt så.

Dels var det många som hanterade vardagsinformationen mot våra kunder vilket innebar att informationen var ”spretig”. Dels såg den också olika ut beroende på vem som skickade den. Viss information innehöll en tydlig avsändare, annan inte. Vissa var noga med att använda rätt typsnitt, andra inte. Andra skrev frustrerat med stora bokstäver, andra trasslade in sig i formuleringarna för att inte trampa kunderna på tårna. Och en del ombyggnadsinformation var för teknisk även för den som är van att läsa och förstå hyfsat avancerade tekniska beskrivningar. Det fanns med andra ord en hel del att ta tag i som ny på jobbet 🙂

Innehållet i det som skickades ut till våra kunder var ändå både relevant och också bra visade sig i den kartläggning som jag gjorde tillsammans med mina nya kollegor. Men, av flera olika anledningar nådde den inte hela vägen fram till kunderna. Det alla var överens om var att det krävdes en total översyn av språkbruket och framförallt hur informationen paketerades. Det gavs olika information om samma saker och det behövde vi arbeta bort.

Informationsarbetet hade med andra ord ett tydligt behov av centralisering och det fanns också stort behov av att arbeta med en gemensam kommunikationsplattform och att utveckla den grafiska profilen. Som tur är hade jag en chef som direkt var med på banan och lät mig ta mig an detta gigantiska projekt.

Nu har det gått sex år och det mesta som inte fanns på plats då, 2010, finns på plats nu, 2017. Kommunikationsarbetet är centraliserat, det finns en tydlig kommunikationspolicy, det finns en kommunikationsplan med tillhörande budget, det finns en grafisk profil att följa med mallar för de vanligast förekommande informationstillfällena, det finns ett företagsgemensamt informationsmaterial som lämnas till alla kunder och det finns framförallt en bättre förståelse för kommunikationens roll för att nå hela vägen ut till våra kunder och jag tror att allra flesta idag inser att det är en styrka att kommunicera samma saker och att göra det som ett bolag.

Blir man helt färdig med jobbet då? Nej, det blir man ju så klart inte 🙂

Kommunikation är en ständigt pågående process som behöver utveckling och omsorg. Samhället förändras och det dyker upp nya dimensioner som vi som kommunikatörer måste ta hänsyn till. Språk och kulturer exempelvis.

Den ständiga utvecklingen är en av anledningarna till att jag trivs så bra med mitt kommunikatörsarbete!

 

Livet är bra!

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Ja det är verkligen mycket roligt som händer just nu. Skulle kunna skriva permanent på min statusrad att ”Livet är bra!” 🙂

Stort tack till alla trevliga tjejer och killar som gav av sig själva i workshopen om företagssamverkan idag på Espira-huset i Borås… Personligen är jag nöjd med dagen och känner mig jätteinspirerad. Nyfiken också på vad som komma skall så klart. Det ska bli jätteroligt att följa er alla! Om du vill veta mer om

  • Alexandra på Optimal Hästhälsa klicka här.
  • Anns Butterbox, klicka här.
  • Dans Non Slip Grip Technology klicka här.
  • Stens Medbox Pharmacy, klicka här!
  • Carina Krii & Kajsa Lager Brink från Coompanion, arrangörer, klicka här!
  • Lotta Lehikoinen från Drivhuset som arrangerade, klicka här!
  • Tomas vars idé är en av 6 som gått vidare till rond 2 i Espira Tillväxt Cup. Lycka till!
  • Emma som representerade Espira, klicka här!

Den här dagen inleddes med en givande workshop och slutade med ett mycket intressant telefonsamtal som jag sett fram emot 🙂

Håller alla tummar jag har för att resultatet av det inbokade mötet blir positivt då det skulle betyda jättemycket för mig.

Men först, en välbehövlig helg. Den inleds redan i morgon efter lunch för min del. Massa mys med familj och vänner är inbokat. Kan inte bli bättre eller hur!?

Petra

petra@pamarketing.se

Workshop om företagssamverkan idag

Om en stund åker jag till Espira-huset i Borås för att vara med på en heldags workshop om företagssamverkan.

Inbjudan utlovare en ”riktig” workshop där är vi som deltar som ska jobba.

Kajsa Lager Brink från Coompanion Sjuhärad är det som är processledare.

Ser framemot dagen och att göra nya bekantskaper!

/ Petra

petra@pamarketing.se

Antennerna är uppe och magneterna tycks funka!

Egoboost Isabella Löwengrip

Först händer inte någonting (eller i alla fall inte så mycket som det skulle kunna göra!) och sedan händer allt plötsligt på en och samma gång. Känner du igen det?

Förra veckan tillät jag mig att drömma med hjälp av min Drömbok. Jag jobbade ganska intensivt i ett par dagar med att ställa upp mål för mig själv och för min framtid. Om du läste mina inlägg minns du kanske att jag berättade att nu är antennerna uppe och att  sökrobotarna nu kommer att sätta in på bred front för att hitta allt – och alla – som kommer leda mig vidare för att förverkliga mina drömmar. Det har redan börjat.

De senaste dagarna har jag upplevt så mycket positivt både privat och professionellt. Visst måste det väl vara så att mina mål är små magneter som svävar runt i kosmos och drar till sig saker som är bra för mig?! Tänkte väl det! Det är verkligen spännande att se vad allt detta kommer att resultera i men jag känner på mig att det kommer att bli något riktigt bra!!!!

Igår hade jag ett – som vanligt! – inspirerande möte med underbara Åsa som som höll med om att kolla upp världens bästa idé lite mer. Vi kom också fram till flera spännande uppslag till vår gemensamma blogg Utmärkt! (du hittar den på  www.utmarkt.wordpress.com) så nu kommer det knattra ännu mer på tangenterna i Rydboholm där Åsa håller hus och här inne i Borås där jag just nu sitter och med en god kaffe som sällskap. Igår kväll publicerades ett bra inlägg om den perfekta logotypen… och det kommer mer på samma tema framöver!

I morgon ska jag gå upp tidigt och lyssna på bloggerskan och författarinan Isabella Löwengrip på Högskolan i Borås.  Hon är inbjuden av Connect Väst för att tala om framgångsrikt entreprenörsskap.

Det ser jag framemot! Jag ska ta med mig papper och penna så jag kan skriva ner hennes framgångsrecept och tips för att lyckas som entreprenör och självklart dela med mig här på bloggen i morgon 🙂

Nu ska jag fortsätta mysa en liten stund och sen ta mig ut en liten stund i det vackra vädret och ta lite fina bilder till bloggen innan jag sätter igång med dagen på allvar!

Ha en bra dag!

petra@pamarketing.se

www.pamarketing.se

Spännande övning!

fotolia_45079598_subscription_xl.jpg

Nu har jag jobbat med mina drömmar och skapat förutsättningar för att lyckas nå mina mål – både vad gäller nuet och framtiden….

Om du inte har vågat drömma så är det dags att göra det nu. Speciellt som företagare är det viktigt att veta sitt varför för att kunna ha rätt fokus. Så, kom igen – börja drömma och sätt upp mål som gör att du kan göra dem till verklighet! I morgon är det nya utmaningar och dom ser jag verkligen framemot med stor iver…..

 

 

www.pamarketing.se

Six most important things to do-list!

f75ea7cc0b29c49ae583b3ea70a8b252.jpg

Dagens inlägg vänder sig till dig som har svårt att strukturera din arbetsdag och som har så mycket på din ”Att göra”-lista att du har svårt att prioritera den ena uppgiften före den andra.

Ett mycket bra tips som jag vill dela med mig av är något som jag tagit med mig från min karriär som Mary Kay hudvårdskonsult. Innan du avslutar din arbetsdag idag, ta en stund och fundera över vilka som är de sex viktigaste uppgifterna som du måste genomföra i morgon.

Rangordna dem i en lista från 1 till 6 där 1 är den viktigaste. Skriv ner dem på ett papper och lämna kvar det på skrivbordet. När du kommer till ditt kontor i morgon ligger listan där med ditt fokus och mål för dagen framför dig!

Du börjar med den första uppgiften (den viktigaste!) och ser till att genomföra den innan du går vidare till nästa uppgift. När du bockat av så går du vidare till nästa uppgift. Även om du inte kommer hinna igenom hela listan så vet du att du i alla fall har genomfört de viktigaste…

På min lista står bara de mest viktiga saker som jag måste genomföra, de andra sakerna – som inte har lika hög prioritet idag – finns på en lista vid sidan om och tas i tu med när de sex viktigaste uppgifterna för dagen är genomförda.

Men hur gör man för att lyckas genomföra sin arbetsdag som planerat när det är så mycket annat som händer hela tiden?

Tricket är att fokusera på det som är viktigt och vara duktig på att lägga det andra åt sidan för en stund!

/Petra

petra@pamarketing.se