Effektivt i inkorgen

young business woman corporate executive relaxing sitting on a chair in the open air outdoors

Jag är duktig användare av hela Microsoft Officepaketet. Men det fanns massa saker som jag inte hade en aning om ens existerade i mailprogrammet Outlook. Så det blev några Halleluja-moments även för mig på utbildningen jag och mina kollegor gick för några veckor sedan. Delar med mig av tre bra tips som sparar tid och effektiviserar arbetet 🙂

Tre favorittips!

Använd sökmappar i stället för att göra egna mappar. De egna mapparna är svårare att söka i än de sökmappar som du lägger till själv. Ange kriterier och när sökmappen skapats kan du lägga den i dina favoriter. Du kan ha en mailadress, ett ämne eller ett specifikt ord som sökmappskriterie. Otroligt smart och användbart!

Stäng av skrivbordsavisering och det irriterande plinget när det kommer nya mail för att slippa avbrott i ditt arbete. Det tar flera minuter innan du får tillbaka ditt fokus efter ett avbrott och även ett litet oskyldigt mailpling har samma effekt som om telefonen ringer. Dessutom, om du har en presentation eller dragning på storbildsskärmen, slipper du visa dina inkommande meddelanden eller påminnelser för dina åhörare 🙂

Boka in möten via schemaväljaren. Här ser du snabbt och enkelt vilka kollegor som finns tillgängliga för ett möte. Dem du lägger till syns kalendrarna för och är de upptagna ser du det direkt samt får tips på nästa lediga tid. När du bokar möte så var noga med hur du sätter status, ”Ledig” betyder att du är tillgänglig för möten, ”Upptagen” att du inte är det, ”Frånvarande” att du inte är på kontoret och ”Arbetar på annan plats” att du jobbar från hemmet exempelvis.

 

 

 

Mediaträning

IMG_20170517_094637_132

Kommunikation är A och O för att behålla förtroendet om (när) krisen slår till vilket kommunikationsproffset Lottie Knutsson berättade för oss kommunikatörer på SABOs ledarskapsdagar i maj.

I vardagsarbetet ser jag på media som en möjlighet att nå ut med våra företagsbudskap på ett bra sätt med pressmeddelanden och pressinformationer. Men det har hänt mycket inom journalistiken de sista åren som gör att jag behöver arbeta lite annorlunda nu mot förr. Det går snabbare. En nyhet presenteras i flera kanaler än förut vilket också gör spridningen större. Tempot är högre och resurserna inte alltid så stora på redaktionerna. Som kommunikatörer kan vi göra mycket i våra förberedelser för att hjälpa media i sin nyhetsrapportering. Vi kan vara proaktiva och se till att det finns bilder, texter och rörligt material, så att det är lätt tillgängligt när media kontaktar oss när de vill skriva om oss och våra företag.

Har gått på ett par medieutbildningar genom åren och det som är gemensamt för alla är att de trycker på vikten av att öva organisationen i kommunikation. Medieutbildningar ÄR bra och jag önskar gå dem mer ofta. Man får lära sig hur man får ut ett budskap till media på ett effektivt sätt i vardagen vilket är bra. Men de lär också ut det som är det allra viktigaste för oss kommunikatörer; kriskommunikation.

Många utbildningar leds av journalister vilket jag tycker ger bra övningar och bra feedback. I vissa utbildningar har vi som deltagit läst in oss på ett ämne och därefter intervjuats en och en framför rullande kamera av journalisten (som i det ögonblicket verkligen är journalist med allt vad det innebär!). Efter de här kaotiska och stressiga timmarna tittar vi gemensamt på intervjuerna och ger varandra tips och råd på saker som vi behöver tänka på för att klara av vårat jobb på bästa sätt i en pressad situation.

Nästan varje gång är det någon som får konstiga ”reaktioner” i de här övningarna. Fnissar när de får frågor om obehagliga situationer eller fryser till is och inte kan svara överhuvudtaget. Andra är superproffsiga. Det lustiga är att det inte alltid de som har mediekontakter som en del av sin huvudsyssla som gör sig bäst i en filmad intervju. Det är inte alltid heller kopplat till en chefsroll.

Den som gör det bäst i mina ögon är den som är påläst i ämnet och kan svara trovärdigt och ärligt på frågorna. Kroppsspråket är viktigt och att inte konstla till det. Lottie Knutsson var ett bra exempel på det som informationsansvarig på Fritidsresor i samband med tsunamin 2004.

Svara kort och koncist på det du kan svara på och svara inte om du inte har svaren är några andra saker jag tagit med mig från medieutbildningarna jag deltagit i.

Efter att ha lyssnat på Lottie Knutsson på Kommunikationsdagarna så är jag helt övertygad om att det är träning, träning, träning och åter träning som gör att vissa lyckas bättre med mediekontakter eller när krisen väl kommer. Hur det kan bli om man inte är förberedd var hennes exempel goda bevis för.

10 tips för mediekontakter

  1. Håll dig uppdaterad om om företaget du företräder.
  2. Förbered budskap i olika frågor så mycket som möjligt så att du får fram det du vill ha sagt.
  3. När journalisten kontaktar dig, var tillgänglig, men svara inte oförberedd. Be att få återkomma så du hinner läsa in dig på ämnet.
  4. Är du osäker, rådgör med en kollega eller chef om vem som är bäst lämpad att svara.
  5. Be om frågeställningarna och journalistens vinkling inför en intervju så att du kan förbereda dig på rätt sätt inför intervjun.
  6. Gäller det en skriven intervju där du blir citerad, be att få läsa artikeln och mina citat för att få en chans att korrigera fel och missuppfattningar.
  7. Om du inte kan svara på frågor som ställs så säg det, ”Jag vet inte” är ett bra svar.
  8. Ha en krishanteringsplan för kommunikationsarbetet. Öva så att rutinerna sitter!
  9. I en kris, spekulera inte. Var alltid tydlig och konkret.
  10. Vad du än gör – Ljug aldrig.

Företagskulturer som föder passion och bygger lönsamhet

20170427_142649.jpg

Sedan 2014 är jag medlem i nätverket Next & Now i Borås som drivs av Västsvenska Handelskammaren. Nu i april blev jag inbjuden till Handelskammarveckan i Göteborg där temat för dagen var företagskultur.

Eftersom ämnet var intressant och ligger så rätt i tiden just nu tog jag med mig min kollega för att lyssna och få svar på frågorna: Hur skapas en stark företagskultur med passionerade och självgående medarbetare? Hur fattas beslut och hur får man alla att gå mot samma mål utan chefer? De som leverarade svaren var Mandus Engman, Partner & Consult Netlight, Linda Hammarstrand, Director of Passion Choice Hotels samt Bengt Rodung, Grundare Findwise AB.

Såg när jag kikade in på Västsvenska Handelskammaren idag att det fanns en film upplagd från eventet. Håll tillgodo, tre spännande tankar om företagskultur 🙂

DISC Analys: Gul

disc-analys-cirkel

Nu kommer jag rakt av att kopiera in resultatet som jag fick presenterat för mig i den DISC-analys som vi gjorde i kursen ”Kraftfull coachning för dig och din organisation” som jag blev klar med för några veckor sedan.

Vissa saker stämmer klockrent in på mig, exempelvis att jag motiveras av en visionär, entreprenörstänkande och inspirerande arbetsmiljö där det finns trevliga och vänliga kollegor att utbyta tankar och erfarenheter med. Det finns saker i analysen som jag är medveten om att jag måste jobba med. Faktum är att jag gör det medvetet varje dag. Exempelvis är det en ständig kamp  för mig att inte kasta mig hejdlöst in i saker som verkar roliga och spännande. Ibland måste jag också backa lite och låta andra komma ikapp mig då jag är snabbtänkt och snabbt ser hur saker hänger ihop med varandra, eller borde hänga ihop med varandra, vilket är en utmaning nästan varje dag. Som person är jag öppen till förändringar även om jag enligt profilen inte har så mycket gemensamt med förändrare och utvecklare 😉

DISC

Människor med mycket gult i sin profil har en tendens att tro sin omgivning om gott. De är skickliga kommunikatörer och påverkar andra med sin entusiasm och goda verbala förmåga. De kan beskrivas som övertygande, inspirerande, optimistiska, sällskapliga och tillitsfulla. Personer med lite grönt i sin profil trivs bäst med variation, liv och rörelse omkring sig. De är öppna för nyheter och förändringar. De uppfattas ofta som spontana, otåliga, rastlösa och ivriga.

Starka sidor enligt DISC:

  • Uppmuntrar människor att delta
  • Letar efter möjligheter att utöka trivseln
  • Upprätthåller positiv tillväxt
  • Vårdar alla relationer
  • Vill utvecklas i sin egen takt
  • Vill planera sitt eget arbete
  • Vinner lätt andras förtroende
  • Är öppen och arbetar mot sina mål
  • Har tålamod att lyssna
  • Vill inte uttala sig om andra människor
  • Tar hand om sina vänner
  • Tar hänsyn till andra människor

Utvecklingsområden enligt DISC

  • Åsidosätter tekniska förbättringar
  • Invaggar sig i godhetskänsla
  • Slarvar med detaljer
  • Kan inte vara ifrån människor
  • Undviker att gå in i riskfyllda situationer
  • Börjar inte gärna bråka
  • Kan inte ändra sig efter att ha gett ett löfte
  • Glömmer detaljer
  • Gör ingenting i sökan av en kompromiss
  • Handlar känslomässigt
  • Samtycker men fullföljer inte
  • Är för flexibel och snäll

Adjektiv: Öppen

  • Social
  • Människonära
  • Sällskaplig
  • Envis
  • Emotionell
  • Lättillgänglig
  • Kommunikativ
  • Lugn
  • Omsorgsfull
  • Anspråkslös
  • Snäll
  • Flexibel

Motivationsfaktorer

Du motiveras av en visionär, entreprenörstänkande och inspirerande arbetsmiljö där det finns trevliga och vänliga kollegor att utbyta tankar och erfarenheter med.

  • En positiv arbetsmiljö
  • Jobba med människor
  • Vänlighet
  • Umgänge
  • Uppriktighet och goda mänskliga relationer
  • Trygghet
  • En klar bild av framtiden

Undviker

  • Ensamhet
  • Småpetiga uppgifter
  • Risker
  • Osäkerhet

Kommunikationsstil

  • Orkar inte diskutera småsaker eller detaljer fastän att hon är naturlig och systematisk till sin natur.
  • Balanserad vid diskussioner, ger ordet åt andra men kan också yttra sig själv.
  • Vill inte ge order åt människor
  • Vill inte pressa eller stressa andra

Grupproll: Medryckare

  • Angenäm och trevlig konversatör
  • Utbyter tankar och känslor
  • Alla ska ha en chans att vara med och säga sitt
  • Obehagligt att säga negativa saker
  • Gillar att vara i grupp
  • Gillar att handleda och instruera
  • Gruppens mål viktigare än egna prestationer

Lättast att hitta samhörighet med

  • Inspiratör
  • Arbetsmyra

Svårast att hitta samhörighet med

  • Förändrare
  • Utvecklare
  • Specialist

 

 

Bildkälla

Kraftfull coaching

woman like a superhero

Under våren kommer jag åka till Stockholm vid tre tillfällen för att utveckla mitt kommunikativa ledarskap.

Hittade den här spännande utbildningen via Sveriges Kommunikatörer och visade den för min chef som gav sitt okej för anmälan. Ska bli roligt för jag känner sedan en tid tillbaka att jag behöver verktyg som kan hjälpa mig att frigöra tid så att jag kan arbeta så effektivt och klokt som möjligt. Så här ser programmet ut:

Kraftfull coachning för dig och din organisation

Under tre dagar får du lära dig coachningens olika verktyg och bli trygg i ett coachande förhållningssätt vilket behövs för att stödja medarbetare och chefer i din organisation. Du kommer att utveckla både dig själv och andra i strategisk kommunikation.

Du får förståelse för din egen och andras kommunikationsstilar, du kan skapa samsyn kring kommunikationsarbetet och du tränar på 25-30 olika strukturer, metoder och verktyg som du direkt kan börja använda i din egen organisation. Du utvecklar även förmågan att coacha dig själv mot motiverande mål och frigöra egen tid för strategiskt kommunikationsarbete.

Den här kursen stärker dig i din utveckling att ta en mer strategisk och konsultativ roll som kommunikatör. Och du kommer garanterat att stärka medarbetarna i din organisation.

Ur programmet

  • Feedback på din coachande förmåga idag och identifiering av din förbättringspotential.
  • Grundverktygen för coachande kommunikation
  • Modeller och verktyg för att nå fram och skapa motivation
  • Genomgång av din egen coachnings- och kommunikationsstil utifrån DISC-analys

Deltagarna får som hemuppgift att jobba med de verktyg vi gått igenom modulen innan.
Kursledaren coachar mellan gångerna.

Extended DISC

Extended DISC är en modell som tydliggör vilken kommunikations- och beteendestil du föredrar och hjälper dig att förstå olika människors stilar. Med den insikten har vi lättare att få kontakt, undvika missförstånd och lyckas påverka personer. Utifrån denna kunskap om dig själv och andra kan du skapa effektiva strategier att utveckla andra.

Coachens kärnkompetenser enligt ICF

Det är skillnad på att vara professionell coach och att använda ett coachande förhållningssätt i sin vanliga yrkesroll som kommunikatör eller chef. Du får träna på de kärnkompetenser som är relevanta för dig och får ta del av de coachverktyg som passar för att utveckla organisationens kommunikativa förmåga.

Kursledare

Ann Jönsson Lindström arbetar med att coacha chefer och hjälpa dem att utveckla ett modernt ledarskap som bygger på samtal och dialog. Hon har över 20 års erfarenhet som informationsdirektör, vd och styrelseledamot i företag som Sydkraft, Telia, Digital Equipment, Posten, Torget och Jeeves. Ann är internationellt certifierad coach, certifierad i Extended DISC samt Ditt professionella rykte™.

Vem kan gå programmet?

”Med sin sprudlande energi och starka engagemang lyfter Ann fram det bästa hos chefer och medarbetare vilket ger ett strålande resultat. Hon har en förmåga att få individen att höja blicken, tänka i nya baner och leverera samt har en gedigen erfarenhet av ledarutveckling på styrelse- och ledningsnivå.” (Sammanfattning av tolv omdömen från ”Ditt professionella rykte” sep 2011).

Du arbetar strategiskt med kommunikation och är intresserad av att leda och utveckla människors och organisationers kommunikativa förmåga. Du har ett stort behov av att coacha andra i gemensamma projekt, mellan avdelningar, mot linjechefer eller ledningsgrupp.

Vi tror att du har en förförståelse med ett coachande förhållningssätt och kanske har du gått utbildning i coachning hos oss eller någon annan och vill nu vässa dina färdigheter. Du kanske behöver fler handfasta och anpassade verktyg för att kunna stödja chefer och medarbetare så att de tar ett större kommunikativt ansvar.

Mål

Du utvecklar ditt eget coachande ledarskap och din roll som kommunikatör. Du ökar din förmåga att delegera ansvar, prioritera aktiviteter och frigöra tid för strategiskt arbete.

Format

Deltagarna kommer att få mycket egen träning och professionell feedback i grupp. Under en tvåmånadersperiod varvas tre kurstillfällen med praktisk träning på hemmaplan, med den coachande kursledaren som stöd. Du får även göra en analys av dina kommunikations- och beteendestilar för att kunna nå fram mer effektivt med ditt nya arbetssätt.

Personligt ledarskap

Fotolia_90200292_Subscription_Monthly_M

Nu har jag fått mitt diplom för att ha gått LMI-programmet Personligt Ledarskap 🙂

För att kunna leda andra måste man kunna leda sig själv, sägs det och jag håller med om det. Programmet har omfattat hela livet, vad är viktigt för mig för att må bra och vad behöver jag göra för eventuella förändringar för att nå mina mål.

Det har varit fantastiskt att ha Marianne Willén som coach genom de områden som programmet omfattar:

  • Attitydutveckling
  • Målorientering
  • Utveckling av ledaregenskaper

Marianne har hjälpt mig att sätta upp personliga mål- och handlingsplaner på våra möten och jag har lagt mycket tid även utanför våra träffar på att fundera över mina drömmar, livsmål och ambitioner. Känner verkligen att jag lagt grunden till att kunna få det som jag vill både i mitt arbete och i mitt liv. Nu är det upp till mig själv att göra verklighet av mina drömmar och ambitioner 🙂

Det kommande året kommer jag fortsätta ha coachingmöten med fantastiska Marianne och dem ser jag mycket framemot!

Ledarskapsutbildning

Flowers

I veckan har jag avslutat en fantastisk utbildning via vår branschorganisation SABO. Vid tre tillfällen under våren har jag packat min väska för att åka till Stockholm och bo på internat i Bromma.

Även om jag inte är chef med direkt underställd personal så sitter jag i AB Bostäder i Borås ledningsgrupp och har ett ledarskap i organisationen via min roll som informationsansvarig och i min roll att driva och leda utvecklingsprojekt tillsammans med mina kollegor i bolaget. Då är det bra att få bygga på sin kompetens i ledarskap.

Har lärt mig så otroligt mycket om mig själv när vi gått igenom våra IDI-profiler under de här tillfällena och det har varit jätteroligt att lära känna alla kursdeltagare. Alla har gett sitt allt i de diskussioner och dilemmaövningar vi ställts inför.

Androulla Demetriadou, MC-Mentorial Consulting, har gjort ett bra jobb med oss!

Utvecklingsprogram för Mellanchefer och Coacher

Chefer står idag inför delvis nya och mer komplexa uppgifter när fler av bostadsföretagens medarbetare får eget ansvar för verksamheten. SABO erbjuder stöd genom ett utvecklingsprogram för ledare på mellannivå.

Dagens ledare måste inte bara vara duktiga på att styra utan också på att stödja sina medarbetare.

SABO har utformat en utbildning för ledare på mellannivå. Den ska rusta dem för deras nya roller som både chefer och coacher. En pedagogisk grundidé med utbildningen är att deltagaren gör sin vardagliga arbetssituation till en arena för lärande och utveckling och försöker förena kunskaperna från utbildningen med verkligheten på sin arbetsplats.

Det handlar om träning och självrefl ektion lika mycket som utbildning.

Därför är perioderna mellan träff arna särskilt viktiga och deltagaren bör komma överens med sin chef om att avsätta tid under utbildningen för att träna och fundera, göra studiebesök med mera.

Programmet gör att du

  • Blir tryggare och säkrare i din roll som ledare och coach!
  • Utvecklar din förmåga att coacha arbetsgrupper och verksamheten mot uppsatta mål.
  • Ökar din förmåga att skapa förutsättningar för lärandemiljöer i verksamheten.
  • Får en individuell IDI-profi l och utvecklar ditt sätt att samverka med olika typer av personligheter.

Mina öron – Dina antenner!

Fotolia_60653592_Subscription_Monthly_M

Ja efter en mycket bra föreläsning med Bo Lextorp på ReferensAkademin förra veckan är det inte helt omöjligt att mina öron kan bli dina antenner – och dina mina!

Föreläsningen om referensmarknadsföring och nätverkande väckte verkligen många tankar som jag kommer att arbeta vidare med framöver.

Förra tisdagen skrev jag exemplet med du känner Lisa som känner Kalle….. Och ungefär så fungerar referensmarknadsföring men efter lektionen i onsdags med Bo vill jag gärna lägga till några saker. Referensmarknadsföring är mer strategiskt än så och ett komplement till traditionella marknadsföringskanaler. Speciellt för mindre företag passar referensmarknadsföring mycket bra. Nätverkandets framgångsfaktorer:

  1. Kunskap
  2. Kontinuitet
  3. Utbilda ditt nätverk

Att nätverka handlar inte om att sälja utan om att hitta kontakter och skapa relationer. Duktiga nätverkare har nätverk av referenspartners omkring sig som har ögon och öron öppna för deras räkning och viseversa. Men, för att du och Lisa ska få ett riktigt bra och framgångsrikt samarbete som referenspartners behöver ni utbilda varandra. Detta för att ni när ni möter era nätverk kan läsa av behov och skapa starka referenser åt varandra. Alltså är det viktigt med att definiera sin målgrupp för Lisa så att hon vet exakt vad hon ska söka efter men även att hon har rätt kunskaper om dig och ditt företag för att presentera ditt erbjudande på rätt sätt.

Genomfört på rätt sätt har referensmarknadsföring en stor potential. Man ska dock vara medveten om att investeringen inte ligger i kronor utan i tid. Och det kan ta tid. Referensmarknadsföring bygger på förtroende. En bra referens ska vara väl förankrad – kunden ska vara på gång och ska veta att du kommer ta kontakt!

Vill du lära dig mer om referensmarknadsföring tycker jag absolut att du ska ta kontakt med Bo Lextorp på ReferensAkademin (www.referensakademin.se) som har flera intressanta utbildningar inom området.

petra@pamarketing.se

Referenser & Nätverk

5f93bc92ae1e77705761d1258455a224_acic_cacoal

Har du funderat på hur du skulle kunna använda dina bästa kontakter i din marknadsföring eller för att nå en potentiell kund? För visst har du kontakter i ditt nätverk som du vet skulle vara bra som referenser för dig. Bara du frågade dom…

Referensmarknadsföring och nätverkande handlar om att hjälpa varandra till framgång. Du känner Lisa som känner Kalle som du gärna vill göra affärer med. Efter din kontakt med Lisa berättar hon för Kalle om dig. Kalle och du tar kontakt. Det blir en affär. Nästa gång är det din tur att hjälpa Lisa komma i kontakt med Anna. ”Givers gain” är ett välanvänt uttryck i nätverkssammanhang och jag tror mycket på det. Om en stund är jag på väg till ReferensAkademin här i Borås som ska få lära mig mer om nätverk och referensmarknadsföring i kursen ”Nätverka med Resultat”! Ses vi där?

petra@pamarketing.se