Projekt: Hässleholmen, Del 2

Nu rullar vi ut del 2 av kommunikationsinsatser på Hässleholmen i samband med att den nya avfallsanläggningen igång i vårat bostadsområde på Våglängdsgatan. Cirka 600 hushåll är berörda av detta.

Trapphusinformationen är på väg upp och nästa vecka ska vi ha en dörrknackningsaktivitet med hjälp av Borås Stads stadsdelsvärdar. Det känns verkligen jättebra att vi gjorde ett samlat grepp om all informationen här på Hässleholmen – se så bra det blev!

Trapphuslappen berättar kort om att nu är de nya behållarna på plats i området. Cirka 600 hushåll är berörda.

Informationsmaterialet ovan finns på sju språk: Svenska, Engelska, Arabiska, Persiska, Somaliska, Bosniska och Finska.

Del 1 av informationskampanjen på Hässleholmen hittar du här

Nominerade till Publishingpriset

 

 

 

När jag träffade vår kommunikationsbyrå Mecka efter semestern fick jag veta att AB Bostäders hållbarhetsredovisning blivit nominerad till Publishingpriset. Så himla kul!

Kände från start när vi började arbetet med vår hållbarhetsredovisning för lite drygt ett år sedan att detta, detta är en grymt bra produkt vi arbetar med 🙂

Min kollega Marcus Persson och jag hade precis skrivit igenom alla texter till vår hemsida och den röda tråden i företagspresentationen var just AB Bostäders arbete med hållbarhet utifrån tre perspektiv – socialt, ekologiskt och ekonomiskt. I den trycka hållbarhetsredovisningen kompletterade vår ekonomichef Annica Larsson med ännu mer fakta och företagspresentationen blev därmed helt komplett.

Kände direkt när jag fick den färdiga trycksaken i min hand att jag ville tävla med den och här är vi nu ett år senare med en nominering i Publishingpriset 2018 i kategorin Årsredovisningar allmännägda företag.  Oavsett om vi vinner eller inte vill jag tacka Team Bostäder/Mecka för en strålande insats.

Är så stolt över det vi åstadkommer tillsammans 🙂

Utbildning

Så här veckan innan semesterdags höll jag en kort liten utbildning i kommunikation. Åhörarna var ett antal tjejer och killar som ska hjälpa oss på AB Bostäder att ha personliga samtal med boende om hur källsortering och återvinning på rätt sätt leder till mindre nedskräpning och en bättre miljö då varje sak som slängs tas om hand på rätt sätt.

Vi har ju arbetat otroligt mycket med värderingar här på AB Bostäder och det är ett uppdrag som jag har haft som en del av min vardag under många år nu. Jag har pratat för både stora och små grupper om företagskultur och värderingar och om hur de påverkar ett företag antingen på ett bra sätt eller på ett mindre bra sätt. Vi har kommit långt internt men jag tycker att det också är viktigt att de personer som kommer utifrån och gör uppdrag i vårt namn får en grundkunskap om det bolag som dem representerar. Och att vi talar om på vilket sätt vi vill att dem ska representera oss.

I Borås har vi sorterat i svarta och vita påsar sedan i början av 90-talet. Ändå är det inte självklart för alla boråsare att matavfallet ska i den svarta och sådant som inte är återvinningsbart men brännbart, ska i den vita. Återvinningscentraler för grovavfall och farligt avfall finns det fem av i staden men återvinningsstationerna där du kan slänga pappers- och plastförpackningar, glas, metall, tidningar och ibland även textilier finns det minst en eller två av i respektive stadsdel. I just den här som vi ska arbeta i med det här gänget finns det ingen. Därav en del av problematiken med nedskräpning och därav vikten att förse de boende med rätt förutsättningar och kunskap för att kunna göra det som förväntas av dem i avfallssystemet.

I det här området finns ett miljöhus men det används inte som det är avsett. Med våra dialoger med boende avser vi att höja kunskapen och ändra ett negativt beteende till ett positivt beteende så att återvinningen fungerar som den ska hela vägen och att skräpet hamnar på rätt ställe och INTE på marken utanför huset eller i trapphusen då det är förbjudet på grund av utrymningsvägar i händelse av brand kan blockeras.

Varför har vi arbetat med värdegrunden och vad värdeorden betyder för oss? Det känner jag är viktigt att lyfta fram innan dialogen med våra boende kan börja.

I det interna arbetet har jag återkommande lyft upp att det inte är vår logotype som är varumärket utan att det är vi som är anställda som är varumärket. Logotypen är förvisso en symbol och en signal för att känna igen oss men HUR vi som anställda bemöter vår omvärld när vi representerar vårat bolag är det som betyder något för den som vi möter.

Proffsiga, Utvecklande, Kundorienterade och Ansvarsfulla – det är våra kärnvärden. Och dem lever vi efter i vår vardag berättade jag för våra nya ”kommunikatörskollegor”.

Det är också viktigt att ge en bredare beskrivning av varför vi vill ta extern hjälp överhuvudtaget. Så jag började med att backa tillbaka bandet ett par år. Förklarade bakgrunden till miljöhuset, hur det hade fungerat från början och vilka framgångsfaktorerna var då samt berättade om varför vi på AB Bostäder tror att det inte fungerar längre och varför vi vill göra ett omtag.

De traditionella sätten att sätta upp lappar i trapphuset och lägga en lapp i varje brevlåda har vi märkt varit meningslöst. Den bästa effekten för att nå fram är att göra det i ett personligt möte där man kan prata om problemet och om hur man tillsammans kan lösa det. Att vi har boende hos oss som talar mer än 70 språk gör kommunikationsarbetet komplext.

Men, under två år framöver har vi nu en unik chans att kommunicera smart i frågor som är viktiga för oss. Detta genom en satsning som Borås Stad gör på Stadsdelsvärdar.

Nu kommer vi och andra aktörer ha tillgång till nästan 30 tjejer och killar i tre av våra stadsdelar som tillsammans talar 19 språk. Det innebär en fantastisk möjlighet vad gäller att använda det personliga mötet som kommunikationsform 😊

För att ge en liten boost till de tjejer och killar som ska genomföra sitt första uppdrag för oss på AB Bostäder gav jag dem 9 tips att tänka på gällande ett bra kundbemötande. Åtta av dem hittade jag faktiskt rakt av via en blogg skriven av Håkan Fleischer som jag tyckte beskrev kundbemötandet och kundupplevelsen på ett fint sätt. Den sista punkten fick jag från min duktiga kollega, kundservicechef Madeleine Carlsson.

  1. Le, och le med hela ansiktet. Le så att musklerna runt ögonen aktiveras. Tänk på skillnaden mellan hur agerar när du hälsar på någon du känner, respektive på någon du känner. Försök agera som om det verkligen är en vän som möter dig.
  2. Försök ha energi i kroppsspråket. När vi tycker om något, vaknar energin i kroppen. Genom att visa att du har energi, visar du också ett åtminstone potentiellt intresse för den andra.
  3. Lyssna. Det räcker inte att du hör vad den andre säger. Lyssna.
  4. Repetera. Ge uppmuntrande signaler och visa att du har lyssnat genom att upprepa vad motparten sagt.
  5. Ställ en öppen fråga, så motparten känner sig lyssnad på och vill prata mer (om det är lämpligt).
  6. Använd motpartens namn om lämpligt. Intressera dig för det. Upprepa det. Fråga hur det stavas eller uttalas om det är lämpligt. Varifrån kommer det? Namnet är det mest personliga vi har – använd det.
  7. Använd ditt minne. Försök komma lägga något på minnet från varje möte, om det är viktigt. Återknyt till det. Det är lika enkelt som effektivt.
  8. Framför allt, och kanske det viktigaste: Ha som ambition att få människor att känna sig lite mer tillfreds med sitt liv efter sitt möte med dig än innan.
  9. Om du inte kan svara på frågan du får från den du pratar med – Hänvisa alltid vidare med ett leende!

Det här var tips som alla deltagarna kunde relatera till. Det sista tipset tog vi lite extra fasta på och skapade en rutin för uppdraget för hur vi ska göra med återkoppling till kunden i de fall värdarna inte själva kan svara på frågan. Återkoppling är en viktig del för kundnöjdheten.

Innan vi gick in i själva kunskapsblocket gick jag igenom informationsmaterialet som vi har tagit fram sedan tidigare och berättade om hur det är tänkt att användas.

Avslutningsvis fick jag superfin hjälp av en man i sällskapet med att berätta mer på djupet om hur källsortering och återvinning fungerar vilket var nyttigt för oss alla.

Poängterade återigen på slutet, vikten av att alla är tvungna att lära sig materialet som de ska tala om men också hur viktigt det är att de på egenhand läser på om vad som ska slängas och återvinnas var. Det ökar trovärdigheten och inger förtroende hos de boende om de är duktiga på det som dem pratar om. Samt så får de inte lov att förmedla annat än det vi på AB Bostäder vill förmedla i frågan. 😊

Syftet med hela insatsen är att vi snabbt ska kunna se en effekt i bostadsområdet när första omgången möten är klara. Så nu nu håller mina kollegor och jag tummarna för goda resultat när vi kommer tillbaka till jobbet om ett par veckor!

Ny hemsida lanseras

BIB-telefon

I senaste numret av AB Bostäders kundtidning Hemma (Nr 3/2017) intervjuas jag om vår nya hemsida. Ett spännande projekt som nu börjar gå mot sitt slut. I alla fall den första delen av det för riktigt färdigt blir det ju aldrig, eller hur?

Ny hemsida lanseras

AB Bostäder utvecklar sina digitala mötesplatser för att finnas tillgängliga och ge korrekt information till alla hyresgäster. Man finns på Facebook och Instagram och under hösten kommer också en ny hemsida med många nyheter att lanseras.

– Vi har lagt stort fokus på att utveckla ”Mina sidor”, säger Petra Agnroth, informationsansvarig på AB Bostäder.

Vidareutveckling av ”Mina sidor”

Den nuvarande hemsidan har hunnit bli omodern och är i behov av en rejäl uppfräschning. Under arbetet med den nya hemsidan har många fått vara med och tycka till, bland annat en panel av hyresgäster.

– Vår hemsida innehåller idag massor med information, men den är inte så användarvänlig. Vi har haft en stor grupp internt som engagerat sig i en ny struktur och innehåll som är användarvänligt och lättläst. Det kommer exempelvis att via en knapptryckning gå att översätta hemsidan till olika språk, något som är extremt viktigt då våra hyresgäster pratar över 70 olika språk, berättar Petra.

Förbättrade Mina sidor

Mina sidor får en mer central roll på nya hemsidan med en tydlig översiktsvy och möjlighet att kika på saker som dina avtal och avier, ladda ner och printa ut hyresavin, se dina inbetalningar och följa din förbrukning av vatten och användning av betaltvättstugor.

– Det kommer finnas mycket info om hur du tar hand om din lägenhet, hur du sopsorterar, allt om fiber-tv och mycket annat. Vi kommer också på ett tydligt och enkelt sätt visa upp var vi är och när vi kommer och renoverar och bygger i områdena.

Enkla bostadsbyten

Du kommer också kunna annonsera ut din lägenhet för att göra ett byte mot någon annans på ett smidigt sätt.

– Enligt hyreslagen har man rätt att byta lägenhet med varandra och den processen ska vi förenkla efter önskemål från hyresgästerna. Det ska vara enkelt att hitta ett nytt boende hos oss, säger Petra och berättar att hon har en bra känsla:

– Det här blir jättebra! Vi kommer få en mer levande, modern och lätthanterlig hemsida som alla kommer ha nytta av. Den kommer vara en problemlösare som innebär mindre manuell hantering för oss och då kortare väntetider för hyresgästerna.

Även en chattfunktion kommer lanseras för snabb kontakt med Bobutiken och andra på AB Bostäder.

Hemsidan lanseras under oktober 2017.

Ny webb på gång

Successful attractive businesswoman.

Sista rycket inför semestern har bestått i att lägga upp innehåll på den nya hemsidan som vår leverantör skapar åt oss på AB Bostäder just nu.

I min roll som informationsansvarig ingår ett ansvar för hemsidans strategiska utveckling samt utveckling av våra digitala mötesplatser. Eftersom jag inte är så insatt i allt det tekniska som ligger bakom all funktionalitet som ska utvecklas har vår it-chef, Kristian Wirfalk, tagit sig an projektledarrollen. Min roll är att vara delprojektledare för innehåll och layout.

Projektet startade med en förstudie hösten 2016 men dessförinnan, redan i mars, hade jag sammankallat till en workshop med flera medarbetare i organisationen då hemsidan påverkar vardagen för de flesta som arbetar här. Den är nämligen tätt sammanbunden med vårt fastighetssystem och det har därför varit viktigt från start att alla verksamhetsdelar kommer till tals eftersom den kommer vara det framöver också.

En snabb analys av den befintliga hemsidan övergick snabbt till att se på vad som krävs av en modern hemsida idag sett ur ett hyresgästperspektiv. Behoven har ändrats sedan den befintliga hemsidan lanserades 2013 och det är inte bara utseendet som behöver justeras. Ny funktionalitet för att erbjuda mer självservice är delar som vi kommer att utveckla då våra hyresgäster önskar kunna göra fler ärenden själva, via hemsidan, än vad som är möjligt idag. I vår senaste kundtidning eftersökte jag hyresgäster till en testpanel och jag hoppas kunna genomföra den i början av september 🙂

Utifrån workshopen satte vi en grundstruktur för innehållet som har följt med oss genom hela projektet därefter. I förstudien som pågick hela hösten satte vi en kravspecifikation för hela projektet och ledningen fattade beslut om att gå vidare med projektet efter nyår. Sedan dess har det varit full rulle för hela projektgruppen!

Den nya webben kommer ligga i wordpress och även om jag bloggar i wordpress sedan flera år tillbaka så är det mycket nytt även för min del. Utbildningen varade i två dagar och manualen är en gedigen lunta fylld med fnuttar, etiketter, hak-klammrar och annat smått och gott som behövs i kulisserna för att göra sidan attraktiv och enkel att navigera på för besökarna. Som tur är har jag en kollega, Marcus Persson, att bolla alla frågor med så jag tror att vi tillsammans kommer fixa detta till lanseringen i slutet av oktober så att hemsidan blir lika fin som de designskisser som vi har att utgå ifrån.

Trevlig sommar!

 

Samstämmig kommunikation lirar bäst

Som kommunikatör är det viktigt att göra den information som organisationen behöver nå ut med lättillgänglig, företagsgemensam och grafiskt tydlig. När jag började på min nuvarande arbetsplats var det inte riktigt så.

Dels var det många som hanterade vardagsinformationen mot våra kunder vilket innebar att informationen var ”spretig”. Dels såg den också olika ut beroende på vem som skickade den. Viss information innehöll en tydlig avsändare, annan inte. Vissa var noga med att använda rätt typsnitt, andra inte. Andra skrev frustrerat med stora bokstäver, andra trasslade in sig i formuleringarna för att inte trampa kunderna på tårna. Och en del ombyggnadsinformation var för teknisk även för den som är van att läsa och förstå hyfsat avancerade tekniska beskrivningar. Det fanns med andra ord en hel del att ta tag i som ny på jobbet 🙂

Innehållet i det som skickades ut till våra kunder var ändå både relevant och också bra visade sig i den kartläggning som jag gjorde tillsammans med mina nya kollegor. Men, av flera olika anledningar nådde den inte hela vägen fram till kunderna. Det alla var överens om var att det krävdes en total översyn av språkbruket och framförallt hur informationen paketerades. Det gavs olika information om samma saker och det behövde vi arbeta bort.

Informationsarbetet hade med andra ord ett tydligt behov av centralisering och det fanns också stort behov av att arbeta med en gemensam kommunikationsplattform och att utveckla den grafiska profilen. Som tur är hade jag en chef som direkt var med på banan och lät mig ta mig an detta gigantiska projekt.

Nu har det gått sex år och det mesta som inte fanns på plats då, 2010, finns på plats nu, 2017. Kommunikationsarbetet är centraliserat, det finns en tydlig kommunikationspolicy, det finns en kommunikationsplan med tillhörande budget, det finns en grafisk profil att följa med mallar för de vanligast förekommande informationstillfällena, det finns ett företagsgemensamt informationsmaterial som lämnas till alla kunder och det finns framförallt en bättre förståelse för kommunikationens roll för att nå hela vägen ut till våra kunder och jag tror att allra flesta idag inser att det är en styrka att kommunicera samma saker och att göra det som ett bolag.

Blir man helt färdig med jobbet då? Nej, det blir man ju så klart inte 🙂

Kommunikation är en ständigt pågående process som behöver utveckling och omsorg. Samhället förändras och det dyker upp nya dimensioner som vi som kommunikatörer måste ta hänsyn till. Språk och kulturer exempelvis.

Den ständiga utvecklingen är en av anledningarna till att jag trivs så bra med mitt kommunikatörsarbete!

 

Företagskulturer som föder passion och bygger lönsamhet

20170427_142649.jpg

Sedan 2014 är jag medlem i nätverket Next & Now i Borås som drivs av Västsvenska Handelskammaren. Nu i april blev jag inbjuden till Handelskammarveckan i Göteborg där temat för dagen var företagskultur.

Eftersom ämnet var intressant och ligger så rätt i tiden just nu tog jag med mig min kollega för att lyssna och få svar på frågorna: Hur skapas en stark företagskultur med passionerade och självgående medarbetare? Hur fattas beslut och hur får man alla att gå mot samma mål utan chefer? De som leverarade svaren var Mandus Engman, Partner & Consult Netlight, Linda Hammarstrand, Director of Passion Choice Hotels samt Bengt Rodung, Grundare Findwise AB.

Såg när jag kikade in på Västsvenska Handelskammaren idag att det fanns en film upplagd från eventet. Håll tillgodo, tre spännande tankar om företagskultur 🙂

Kommunicera med hyresvärden i flera kanaler

Lät mig intervjuas i årets första nummer av AB Bostäders i kundtidning Hemma som kom ut till våra kunder i dagarna. Här är artikeln i sin helhet och det är Lisa Knutsson, journalist på vår upphandlade tidningsproducent Roxx i Vimmerby som har skrivit den.

Kommunicera med hyresvärden i flera kanaler

Kanske har du märkt att det händer grejer hos AB Bostäder. Idag kan du följa bolaget på Instagram och Facebook och under året lanseras en ny hemsida. Nytt informationsmaterial skickas ut i brevlådorna och alla som skriver nytt bostadskontrakt får ta del av en innehållsrik Bo-pärm. Allt detta enligt ett uppdaterat grafiskt manér.

Petra Agnroth är informationsansvarig på AB Bostäder. Hon berättar att man under de senaste två åren jobbat mycket med bolagets grafiska profil.

– Vi har uppdaterat våra färger och jobbar på ännu fler språk. Vi har ett nytt kommunikationskoncept där vi använder de olika färgerna och har tagit fram fler generella informationsmaterial så att man i alla bostadsområden ska mötas av likadan info. Målet är att få en tydlighet, både i varumärket och hur kunderna uppfattar AB Bostäder.

En digital mötesplats

För dig som redan bor hos AB Bostäder men vill ta del av informationen från Bo-pärmen kan göra det i en annan form på hemsidan.

– Mycket av informationen finns redan idag, annan kommer tillkomma i samband med att vi släpper den nya hemsidan, säger Petra och berättar mer om hur den är tänkt att utformas:

– Det handlar om en digital mötesplats i form av en helt ny hemsida. Målet är att den ska innehålla allt från information om våra projekt och nybyggnationer till att den ska fungera mer som ett verktyg för våra kunder. De ska kunna hantera olika typer av ärenden där, hitta blanketter och tips, läsa om vad som är aktuellt i just mitt område och kunna annonsera om lägenhetsbyten. Som en utökad version av vad Mina sidor är idag.

– Alla som nu flyttar in hos oss får en Bopärm som innehåller allt man som kund kan tänkas behöva veta om sitt boende. Där i sitter Boboken som tar upp allt från skötsel av lägenheten och hänsynsvisande till grannarna, till hur du sorterar avfall och hur du skaffar hemförsäkring. Vi vill att det ska vara tydligt vad vi förväntar oss av kunderna och vad de kan förvänta sig av oss.

Självklart kommer man fortfarande att kunna söka lägenheter, förråd och parkeringsplats där, precis som idag. Fokus på de boende Nu är också andra spännande projekt på gång, Humans of Bostäder i Borås, exempelvis.

– Vi som jobbar här och de som bor hos oss är människor, vi vill ta fokus från själva fastigheterna och rikta det mot våra kunder. Man ska känna sig stolt över att bo hos oss. Vår kundundersökning visar att 81 procent av våra hyresgäster är glada och nöjda, men vi hoppas på att nå ännu högre siffror i framtiden, säger Petra och fortsätter:

– Vi vill nyansera bilden av AB Bostäder. Det händer massor med spännande saker mellan husen. Med Humans of Bostäder i Borås vill vi låta våra boende berätta sin story. Vi är duktiga på att visa våra fastigheter men nu vi vill synliggöra människorna!

Föreläsningsdags!

SABOs_ledarskapsdagar2014

Före semestern fick jag en fråga från vår VD, Sven Liljegren om jag ville berätta om vårat värdegrundsarbete på SABO:s ledarskapsdagar i december. Tackade genast ja och har sedan dess förberett min föreläsning om bara några dagar är det dags när chefer och ledare samlas i Stockholm. Pirrigt!

”Värderingarna måste ner i fötterna för att det ska bli springa av i benen”

AB Bostäder har gjort en spännande resa de senaste åren där värdegrundsfrågan har varit central. Resultatet är en stärkt identitet, ett stärkt varumärke och med en tydlig vision om framtiden – Här börjar hemma! Vi får höra om företagets erfarenheter av sitt arbete med att hitta sin identitet och sin stolthet. – Petra Agnroth, informationsansvarig på AB Bostäder i Borås.

SABOs_ledarskapsdagar2014_ny

Inspirationsföreläsning i Göteborg!

20140522_072718.jpg

Sommaren 2013 anlitade AB Bostäder i Borås företaget Preera som ligger bakom Sverigemätningen för att göra en kulturmätning hos oss.

Vår ledningsgrupp hade tidigare samma år varit på en föreläsning med Martin Sande som presenterade Sverigemätningen på SABO:s ledarskapsdagar. Det han visade upp var hur högt rankad företagens kunder var hos medarbetarna. Sverige hade inte någon imponerande placering i den nationella jämförelsen, först på plats 47 eller 48 hamnade kunden i det svenska medarbetare tyckte var viktigt på jobbet.

När vi fick vår mätning redovisad i samband med en kick off den tidiga hösten så förväntade vi oss en likvärdig placering men… resultatet var mycket mer positivt än så. Hos AB Bostäder i Borås kom kunden nämligen på topp 10-listan över de saker som medarbetarna tyckte var viktigast på jobbet. Jätteroligt!

Men, hur kommer sig att skillnaden är så stor? Kanske har det med det intensiva värdegrundsarbete som genomfördes 2012 att göra 🙂

Då pratade vi om allmännyttans värdegrund, om hur viktiga vi alla är för varumärket och att det är alla vi som jobbar på bolaget som är varumärket. Alla fick vara med och diskutera och alla fick vara med och lämna förslag samt sedan lägga sin röst på de värdeord man kände var viktiga som medarbetare.

Tillslut valdes fyra ut som vi alla kunde stå bakom: Kundfokuserade, Ansvarsfulla, Proffsiga och Utvecklande. Vi fyllde orden med innehåll och gav exempel på vad de betydde beroende på var man befann sig i organisationen då våra arbeten skiljer sig åt.

Emilie Widarsson som höll i mätningen för vår räkning komihåg vårat värdegrundsarbete och nu är jag påväg till Göteborg för att tilsammans med henne berätta om både värdegrundsarbetet och kulturmätningen för cheferna på Tekniska förvaltningen i Göteborgs Stad. De är på väg att göra samma resa och vill bli inspirerade.

Hoppas jag lyckas med det!

Roligt!